Digitaler Briefkasten – ein Schlüssel zu mehr Nachhaltigkeit
Spätestens seit der Pandemie und dem Arbeiten aus dem Homeoffice ist das Thema der digitalen Eingangspost ein allgegenwärtiger Trend. Dabei hat es auch das Potenzial für mehr Nachhaltigkeit im Sinne der Umwelt und der Menschen. Wie Unternehmen diese Möglichkeiten mithilfe eines digitalen Briefkastens ausschöpfen können, erklärt Alexander Schneekloth, Geschäftsführer des Digitalisierungs-Enablers Caya.
Ein digitaler Postkasten ist eine Lösung, um Briefe elektronisch zu empfangen und zur Verfügung zu stellen. Er wurde vor allem im zurückliegenden Jahr publik, als sich in vielen Unternehmen und Organisationen die Sendungen stapelten, da sie nicht immer sofort an die für sie zuständigen Mitarbeiter verteilt werden konnten, weil diese von zu Hause aus arbeiteten. Damit verbunden war eine längere Dauer der Beantwortung von Anfragen und anderen an Papierdokumente gebundenen Prozessen. Dass dies einen erheblichen Umfang hatte und noch immer hat, zeigen Zahlen der Bundesnetzagentur. Ihnen zufolge betrug die Sendungsmenge an Briefen 13,6 Milliarden im Jahre 2019. Dementsprechend gehen enorme Belastungen für die Umwelt damit einher. Denn allein der Versand eines Briefes verursacht im Durchschnitt 20 Gramm Kohlendioxid (CO2). Hinzu kommt der Verbrauch von Holz, Wasser und Energie für die Herstellung des Materials.
Digitalisierung mit Konsequenz
Werden Schreiben über einen digitalen Postkasten zugestellt, lassen sich viele dieser Punkte vermeiden. Wichtig ist auch, die Dokumente im weiteren Verlauf der Bearbeitung nicht auszudrucken, sondern konsequent digital zu handhaben – von ihrer Speicherung bis hin zum Archivieren und Teilen. Dabei hilft ein Dokumentenmanagementsystem wie die CAYA Document Cloud. Darin können die Unterlagen übersichtlich verwaltet werden. Integrierte, intuitiv bedienbare Werkzeuge wie ein PDF-Editor ermöglichen etwa das Hinzufügen von Anmerkungen, digitales Unterschreiben, das Bezahlen von Rechnungen aus der Anwendung heraus und das Übertragen von Dokumenten an andere Lösungen.
In Anbetracht dieses zweiten Aspekts ist auch Digitalisierung analoger Briefpost vorteilhaft für die Umwelt. Diese Dokumente wurden zwar nach ihrer meist elektronischen Erstellung ausgedruckt sowie physisch transportiert, jedoch lassen sich spätere papiergebundene Prozesse umgehen. Dafür können Unternehmen einen Postdigitalisierungsanbieter beauftragen und die Briefe an ein Scanzentrum weiterleiten oder umrouten lassen. Dort werden die Dokumente in einem hochautomatisierten Verfahren digitalisiert und in der Regel tagesaktuell über das Internet zur Verfügung gestellt. Fortschrittliche Anbieter verwenden dafür ein Dokumentenmanagementsystem. Relevante Informationen wie der Empfänger sowie auch der Inhalt des Briefes können mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR) und künstlicher Intelligenz ausgelesen werden, sodass automatisch eine Zuordnung der Dokumente erfolgen kann und Dokumente dank Volltextsuche durchsuchbar sind. Durch das Weiterleiten der Unterlagen in andere Anwendungen stehen sie dort unmittelbar zur weiteren elektronischen Bearbeitung zur Verfügung. Tätigkeiten wie das Kopieren und manuelle Erfassen von Informationen sind nicht erforderlich. Fehlerquellen, etwa durch Abtippen von Informationen, werden reduziert. Gescannte Unterlagen, die nicht im Original benötigt werden, werden fachgerecht recycelt, sodass sie dem Wertstoffkreislauf wieder zugeführt werden. Das wirkt sich deutlich vorteilhafter auf die CO2-Bilanz aus als das klassische Abheften und letztliche Entsorgen im Hausmüll.
Auf Nummer sicher gehen
Wichtig ist, bei der Auswahl eines geeigneten Partners darauf zu achten, dass dieser in Deutschland ansässig ist, die Dokumente vor Ort verarbeitet und die Informationen in deutschen Rechenzentren speichert. Auf diese Weise können Unternehmen sichergehen, dass die Briefe den Dienstleister ohne große Verzögerung erreichen, dieser die hohen Anforderungen an die Datensicherheit erfüllt und dass sie außerdem bei Fragen einen Ansprechpartner vor Ort haben, der die Landessprache beherrscht. Verantwortungsvolle Anbieter achten darauf, dass sie umweltbewusst arbeiten.
Abschied von langweiliger Arbeit
Ein weiterer positiver Effekt: Mitarbeiter werden von monotonen Routinetätigkeiten entlastet. Dazu zählt das lautstarke, nervtötende Schreddern von Dokumenten. Das Suchen in Ordnern wird passé und das Schlangestehen in der Postfiliale, oft bis vor die Tür, seltener. Nicht zuletzt können Mitarbeiter ortsunabhängig agieren. Kollaborative Bearbeitungsmöglichkeiten führen zeitraubendes Kopieren oder Scannen ad absurdum. Gleichzeitig kann das Dokumentenmanagementsystem als Single Point of Truth dienen, sodass alle mit der gleichen Dokumentenversion arbeiten und es keine Missverständnisse bezüglich veralteter Informationen gibt. Nicht zuletzt verkürzt sich die Durchlaufzeit, etwa von Rechnungen, wodurch Unternehmen in die Lage versetzt werden, Entscheidungen zu treffen, die auf aktuellsten Informationen basieren. Sprich: Sie können schneller und qualitativ besser agieren, die Arbeit wird angenehmer und menschlicher – wichtige Aspekte in Bezug auf die zunehmend bedeutender werdende Corporate Social Responsibility (CSR).
Mit Mitarbeitern, die solche Vorteile erfahren haben, ist es anschließend leichter, die Nachhaltigkeit des eigenen Unternehmens oder der Organisation noch weiter voranzubringen. Kleine Tricks wie die Reduktion von Papierkörben in Büros können dabei zusätzlich unterstützen, wie ein Ansatz der London School of Economics gezeigt hat. Denn häufig geschehen Handlungen wie das Wegwerfen von Papier unbewusst. Sind Papierkörbe schwerer zugänglich, wird der halb vollgeschriebene Zettel vor dem Zerknüllen und Entsorgen eher ein weiteres Mal verwendet. Darüber hinaus können der Kauf von Recyclingpapier statt weißem Papier und das Einführen von digitalen Notizlösungen, wie Goodnotes, Notion oder reMarkable, sowie digitalen Whiteboards/Flipcharts, wie Lucidspark, Microsoft Whiteboard, Google Jamboard oder Prezi, und Schulungen helfen, den Papierverbrauch weiter zu reduzieren. Bewährt hat sich, wenn versierte, ausgewählte Mitarbeiter als Fürsprecher für digitale Prozesse fungieren und ihre Kollegen unterstützen.
Ein Türöffner zum Büro 4.0
Hat sich ein ausgeprägtes Nachhaltigkeitsbewusstsein entwickelt, können sich alle gemeinsam auf die Suche nach weiteren Möglichkeiten begeben, um Energie zu sparen, das Klima zu schützen und die Arbeitsbedingungen noch weiter zu verbessern. Kooperationen mit Lösungsanbietern wie ClimatePartner helfen, die eigene CO2-Bilanz zu ermitteln und anschließend eine Klimaschutzstrategie sowie verursachte CO2-Emissionen auszugleichen. Ganzheitlich aufgestellte Postdigitalisierer übernehmen auch das Digitalisieren von Papierarchiven und stellen dieses revisionssicher elektronisch bereit, sodass dieses in die aktuellen Prozesse integriert werden kann. Dadurch lassen sich viele Abläufe noch stärker automatisieren, was wiederum eine moderne Arbeitsphilosophie des Digitalzeitalters, die dem Büro 4.0 zugrunde liegt, weiter stärkt. Dieses steht für digitales Arbeiten, gestützt durch automatisierte Prozesse und künstliche Intelligenz, damit sich Menschen auf das Wichtigste konzentrieren können: Kreativität, grundlegende Entscheidungen und das Geschäft.
Die Herleitung verdeutlicht: Ein digitaler Briefkasten ist nicht nur ein Instrument, um Post elektronisch zu empfangen. Vielmehr eröffnet er Möglichkeiten, um zeitgemäß und umweltfreundlich zu arbeiten. Er kann einen hervorragenden Einstieg bilden, um Mitarbeiter für die Vorteile des Büros 4.0 zu sensibilisieren, die Papiernutzung Schritt für Schritt zu senken und wirkliche Nachhaltigkeit zu etablieren. Es gilt einzig, sich ein Herz zu fassen und die bestehenden Chancen zu nutzen.
Autor Alexander Schneekloth:
Alexander Schneekloth ist Gründer und Geschäftsführer von Caya. Caya ist ein führender Digitalisierungs-Enabler für kleine und mittelständische Unternehmen. Dazu digitalisiert Caya die tägliche Briefpost seiner Kunden und bietet mit der Document Cloud ein smartes Dokumenten-Management-System an. Mehr als 20.000 Kunden profitieren bereits insbesondere von Effizienzsteigerungen, einem einfachen, ortsunabhängigen Zugriff auf ihre Dokumente sowie einer revisionssicheren Ablage.
