Die Rolle des E-Contracting im neuen Lieferkettengesetz

Andreas Zipser beschreibt eine bürokratische Mammutaufgabe. Aber dafür gibt es Tools.

Wenn 2023 das neue Lieferkettengesetz in Kraft tritt, braucht es smarte Technologien, um die neuen Vorgaben auch umzusetzen. Das digitale Vertragsmanagement spielt hier eine wesentliche Rolle – und bietet neben Rechtssicherheit und einem 360-Grad-Überblick auf Vertragspartner auch schlankere Geschäftsprozesse.

Als ob die globalen Lieferketten den Unternehmen momentan nicht schon genug schlaflose Nächte bereiten würden, droht das Supply Chain Management im nächsten Jahr zu einer bürokratischen Mammutaufgabe zu werden. Denn ab dem 1. Januar 2023 tritt in Deutschland das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), kurz Lieferkettengesetz, in Kraft. Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeitenden müssen dann nachweisen, dass sie bei der Erbringung ihrer Dienstleistungen oder bei der Herstellung ihrer Produkte die vorgeschriebenen Sorgfaltspflichten in Bezug auf Menschenrechte und Umweltschutz einhalten – und zwar bei jedem Schritt, von der Gewinnung der Rohstoffe bis zur Lieferung an den Endkunden. Ab 2024 schließt das Lieferkettengesetz zudem auch Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitenden ein.

Transparenz im bürokratischen Supply Chain-Dschungel

Sinnvolles Gesetz, massig Arbeit: Der Maßnahmenkatalog ist lang, die Berichterstattung umfangreich und der Begriff „Lieferkette“ weit gefasst. So gilt es zukünftig, die Tätigkeiten des Zuliefer-Netzwerks genauestens zu kontrollieren und sich vertraglich von seinen Partnern versichern zu lassen, dass die gesetzlichen Anforderungen auch tatsächlich erfüllt wurden. Da kann die Compliance schnell zur Sisyphos-Arbeit mutieren. Das betrifft auch den Mittelstand. Je nach Konstellation der Lieferkette, der Größe von Zulieferern und Kunden sowie anderen Faktoren erstreckt sich das Gesetz auch auf kleinere und mittlere Betriebe.

Um den Sorgfaltspflichten entlang komplexer und weit verzweigter Lieferketten nachzukommen und weiterhin reaktionsfähig zu bleiben, ist im Vertragsmanagement ein 360-Grad-Überblick unabdingbar. Geschäftliche Beziehungen, deren Verträge rein in Papierform bestehen, sind da keine Hilfe. Im Gegenteil: Die Überwachung und Rückverfolgung von Vereinbarungen und Verhaltenskodizes, Zulassungs- und Qualifizierungsdokumenten, Service Level Agreements (SLA) von Logistikpartnern sowie Lieferantenunterlagen ist in gedruckter Form kaum noch zu stemmen – und zudem mit einem enormen Effizienzverlust verbunden. Das Gebot der Stunde lautet: Raus aus dem Papierdschungel und hin zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Das sollte eine Vertragsmanagementlösung aufweisen können

Digitales Vertragsmanagement setzt dort an, wo das Optimierungspotenzial am größten ist: bei einer effizienteren Zusammenarbeit aller Prozessbeteiligten. Moderne, webbasierte Vertragsmanagement-Software erzeugt dafür eine zentrale Plattform für die Erstellung, Unterzeichnung und Archivierung von Verträgen. Im Mittelpunkt steht in der Regel die E-Akte, die alle mit einem Vertrag verbundenen Dokumente wie Vertragsgegenstand, Vertragspartner, Vertragstyp, Laufzeiten, Fristen, Zusatzvereinbarungen sowie die Kommunikationsverkehr, E-Mails und Notizen enthält. Es gibt aber noch weitere Kriterien, die Unternehmen bei der Auswahl einer Vertragsmanagementlösung berücksichtigen sollten.

• Einfaches und einheitliches Erstellen: Idealerweise bietet die Vertragsmanagement-Software Templates sowie vorgefertigte Textpassagen und Parameter zur Vertragserstellung. Auch neue Vertragsvorlagen sollten sich unkompliziert in die Lösung einpflegen lassen. Wie bei einem Baukastensystem können Mitarbeitende dann Verträge rechtsicher (z. B. LkSG-konform) verfassen und dabei flexibel Konditionen des Vertragspartners einbeziehen. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt nicht nur für mehr Einheitlichkeit und weniger Fehler, sondern verkürzt auch die Bearbeitungsdauer und macht Workflows planbarer.

• Sicher und jederzeit zugreifbar im Cloud-Archiv: Die revisionssichere Dokumentation und Archivierung von Verträgen ist bei der Umstellung auf ein digitales Vertragsmanagement unverzichtbar. Vor allem wenn es darum geht, lückenlos nachweisen zu können, dass alle Compliance-Vorgaben nach bestem Wissen und Gewissen erfüllt wurden. Die Cloud hat sich hier als sicherer Aufbewahrungsort etabliert, in dem Verträge rund um die Uhr und mit einem Klick zentral und ortsunabhängig erstellt und gespeichert werden können, um jederzeit auf sie zuzugreifen. Entsprechende Vertragsmanagementlösungen bieten integrierte Sicherheitsmaßnahmen, um Zugriffsrechte schnell und zuverlässig zu verwalten. Zugleich unterstützen sie rechtliche Standards wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

• Gezielte Suche: Einmal im Cloud-Archiv abgelegt, bleiben Verträge eine wichtige Informationsquelle für den Einkauf, die Rechts- und Finanzabteilung sowie für Compliance- und Supply-Chain-Experten. Mit einem Mausklick erhalten Unternehmen Einblick in alle Details, inklusive der vollständigen Protokollierung der Vertragsschritte. Moderne Vertragsmanagementlösungen greifen auf Künstliche Intelligenz (KI) und Algorithmen zurück, um Informationen zielsicher im Kontext der Daten zu finden. Inhalte sollten dabei sowohl über Schlagwörter als auch über eine semantische Volltextsuche auffindbar sein. Wer beispielsweise nach bestimmten Compliance-Standards zum Thema Menschenrechte und Umweltschutz sucht, kann schneller auf relevante Passagen in einem Vertrag zugreifen. Je nach Automatisierungsgrad der Vertragsmanagement-Software lassen sich auch Workflows zur Prüfung und Freigabe implementieren sowie Alerts einrichten (z. B. Fristenkontrolle).

• Grenzenlose Zusammenarbeit: Innerhalb globaler Lieferketten heißt es, Vereinbarungen mit Unternehmen und Zulieferern in unterschiedlichen Ländern, unterschiedlichen Gesetzesgrundlagen, Formaten und Zeitzonen auszuhandeln. Das digitale Vertragsmanagement kann für diese Art der Zusammenarbeit eine Plattform darstellen, auf der Verträge einfach eingesehen und in Absprache mit dem Vertragspartner angepasst werden können. Ein Berechtigungsmanagement sorgt zudem für eine schnelle Einbindung interner und externer Entscheidungsträger in Prüf- oder Freigabeprozesse.

Das i-Tüpfelchen: Die E-Signatur

Ein Vertrag ohne Unterschrift ist nur ein Stück Papier – oder im E-Contracting nur eine Datei aus Bits und Bytes ohne Rechtsgültigkeit. Hier kommt die E-Signatur ins Spiel: Der Vertragspartner erstellt ein elektronisches Dokument und schickt eine Aufforderung zur Unterschrift. Der Empfänger öffnet den Link und unterzeichnet das Dokument. Je nach Sicherheitsbedürfnis und Rechtsrahmen lässt sich dieser sehr vereinfachte Workflow weiter anpassen. Technisch gesehen gibt es drei verschiedene Möglichkeiten der digitalen Unterschrift.

Die einfache elektronische Signatur (z. B. die Unterschrift als Bilddatei) gilt in Deutschland juristisch zwar als „Signatur in Textform“, bietet jedoch Spielraum für Fälschungen und Betrug. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) unterzieht die Unterschrift daher einer technischen Prüfung und stellt z. B. über ein SMS-TAN-Verfahren die Identität des Unterzeichnenden sicher. Größte Sicherheit bietet allerdings die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Hier erfolgt die Identifizierung der Vertragspartner vorab über ein elektronisches Verfahren (z. B. Video-Ident, Vor-Ort-Ident, Post-Ident oder elektronischer Personalausweis).

Und wie sieht es mit der Rechtssicherheit aus? Die Europäische Union hat bereits 2014 mit der eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and Trust Services) einen rechtlichen Rahmen für die Verwendung elektronischer Signaturen geschaffen. Und inzwischen wird die digitale Signatur auch in zahlreichen Ländern außerhalb der EU anerkannt. Damit steht der weltweit Nutzung der E-Signatur auch im Zusammenhang mit dem Lieferkettengesetz nichts mehr im Weg.

Mit jeder Unterschrift Kosten sparen

Grundsätzlich punktet das digitale Vertragsmanagement in allen Bereichen – nicht nur entlang der Supply Chain. Nach einer Umfrage des Branchenverbands Bitkom wechselten 60 Prozent der befragten Unternehmen während der Corona-Pandemie zumindest teilweise von der manuellen Unterschrift auf eine digitale Signatur. So ersparen sie sich nicht nur den lästigen Briefverkehr, sondern verkürzen darüber hinaus die Durchlaufzeiten von Vertragsabschlüssen von mehreren Tagen auf wenige Stunden. Im Vergleich zum analogen Vertragsmanagement sinken die Betriebskosten um ein Vielfaches. Während eine Signatur in Papierform ein Unternehmen im Durchschnitt 23,50 Euro kostet, kommt die E-Signatur gerade mal auf 1,65 Euro. Das reduziert die Kosten um knapp 93 Prozent.

Ein weiterer positiver Nebeneffekt des digitalen Vertragsmanagement: Statt Unmengen von Papier zu produzieren und in verschlossenen Schränken zu horten, lässt sich mit E-Contracting und E-Signatur Nachhaltigkeit praktizieren – und zwar über die Einhaltung von gesetzlichen Umweltschutz-Vorschriften hinaus.

Die Zeit drängt für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Mit dem im Februar 2022 eingereichten Vorschlag des EU-Lieferkettengesetz steht der Supply Chain nämlich bereits die nächste Compliance-Hürde bevor. Dabei geht die EU in ihren Anforderungen sogar weit über das deutsche Lieferkettengesetz hinaus. Unternehmen, die heute schon auf smarte Lösungen für das digitale Vertragsmanagement zurückgreifen können oder bereits kurz vor der Einführung stehen, haben hier einen deutlichen Vorsprung und den entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Über den Autor

Andreas Zipser ist seit März 2021 CEO und Vorstandsvorsitzender der EASY SOFTWARE AG. Mit über 20 Jahren in führenden Positionen in der Softwarebranche vollzog er zuletzt beim britischen Softwareunternehmen Sage als Managing Director Central Europe erfolgreich den strategischen Schritt von On-Premise-Lizenzprodukten zu subskriptionsbasierter Software in der Cloud. Der Diplom-Mathematiker und Betriebswirt verfügt über langjährige Expertise in Wachstum und Transformation von Softwareunternehmen sowie mit Cloud-Computing im Mittelstand.

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Bildquelle / Lizenz Aufmacher: Easy Software

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