Datensilos einreißen: Endlich alle Geschäftspotenziale realisieren

In der Theorie können Daten Unternehmen erhebliche Vorteile bringen: Durch ihre Analyse lassen sich neue Geschäftsfelder entdecken, Kundenerlebnisse verbessern oder interne Prozesse optimieren. In der Praxis scheitern diese Vorhaben allerdings häufig an einem entscheidenden Faktor – Unternehmen wissen nicht, über welche Daten sie überhaupt verfügen, weil diese in Datensilos vollständig getrennt voneinander existieren. Nur wer in der Lage ist, diese Silos aufzubrechen und alle relevanten Daten miteinander zu verknüpfen, kann das ganze Potenzial seiner Daten ausschöpfen. Welche Schritte Unternehmen dabei berücksichtigen müssen, erklärt Gregor Bieler, EMEA CEO bei Aparavi.

Daten sind wahlweise das Öl, Gold oder der Rohstoff des 21. Jahrhunderts. Grundsätzlich ist dieser Gedanke richtig; wer heute sein Unternehmen voranbringen möchte, kann sich nicht mehr alleine auf seinen Instinkt verlassen, sondern benötigt handfeste Informationen als Entscheidungsgrundlage. Allerdings stellen die Mengen an Daten, die heute in jedem Unternehmen vorhanden sind und täglich weiter anwachsen, Führungskräfte auch vor eine große Herausforderung: die benötigten Daten zu finden und zu verbinden. Zudem sind laut verschiedener Schätzungen von Analysten und Experten ein Großteil der Unternehmensdaten unstrukturiert, befinden sich also nicht in einer Datenbank, sondern zum Beispiel in Textdokumenten, E-Mails oder Präsentationen. Zum anderen sorgen Datensilos dafür, dass Daten an verschiedenen Stellen und Systemen unabhängig voneinander existieren und niemand eine vollständige Übersicht hat, welche Daten an welchen Orten vorhanden sind. Um das maximale Potenzial ihrer Daten auszuschöpfen, benötigen Manager deshalb einen Plan, wie sie diese Silos aufbrechen und die volle Kontrolle über ihre Daten zurückerlangen können.

Schritt 1: Alle Datenbestände identifizieren
Zunächst müssen Führungskräfte herausfinden, über welche Daten ihr Unternehmen in den vorhandenen Programmen, Servern und Cloud-Speichern verfügt. Eine manuelle Suche, gerade nach unstrukturierten Daten, ist nicht nur zeitaufwendig und nimmt Ressourcen in Anspruch, sondern ist auch in den meisten Fällen schlichtweg nicht umsetzbar. Unternehmen sollten sich deshalb innovative Technologie-Lösungen zunutze machen, die in der Lage sind, all ihre Daten aufzudecken, unabhängig davon, ob sich diese On Premise, in der Cloud oder hybriden Umgebungen befinden. Damit können sie außerdem feststellen, wer auf welche Daten Zugriff hat und welche Daten für bestimmte Mitarbeitergruppen und Abteilungen von besonders hoher Relevanz sind oder sein könnten.

Schritt 2: Ziele festlegen
Mit dem Wissen, welche Unternehmensdaten existieren, können Manager im Anschluss konkrete Ziele definieren, die durch das Aufbrechen der Silos erreicht werden sollen. Hierbei ist auch die Einbindung der Fachabteilungen wichtig, denn diese wissen ganz genau, wo es bei ihnen Optimierungspotenziale gibt und welche Daten weiterhin in Silos verbleiben können. Letzteres gilt insbesondere für sensible Informationen, wie Geschäftsgeheimnisse oder Personal- und Finanzdaten. Indem sie die Mitarbeiter von Anfang an einbeziehen und ihr Feedback berücksichtigen, können Führungskräfte zusätzlich die Akzeptanz für die neuen Prozesse erhöhen und dadurch verhindern, dass sich in Zukunft erneut Datensilos bilden.

Schritt 3: Überflüssige Daten beseitigen
Wenn Unternehmen wissen, welchen Zweck ihre Daten künftig erfüllen sollen, können sie dazu übergehen, ihre Daten zu konsolidieren, denn: ein nicht unerheblicher Teil von Unternehmensdaten ist redundant, obsolet oder trivial (ROT Data). 50 Kopien derselben Datei sind 49 zu viel und Informationen, die vor fünf Jahren noch hochaktuell waren, sind heute oft schon mehrfach überholt. Führungskräfte sollten diesem Schritt besondere Bedeutung zumessen, da sie durch die Konsolidierung das Datenchaos in Griff bekommen können. Gleichzeitig verringern sie durch konsequentes Löschen nicht mehr benötigter Datenbestände ihren Speicherbedarf, was sich positiv auf ihre Betriebskosten und CO2-Emissionen auswirkt. Mithilfe moderner Software-Lösungen können sie diesen Vorgang mit wenigen Klicks abschließen und darüber hinaus auch prüfen, welche Daten unter die Vorgaben der DSGVO fallen und besonders geschützt werden müssen.

Schritt 4: Eine zweckdienliche Lösung implementieren
Um die Daten ihres Unternehmens miteinander zu vernetzen und so einen Single Point of Truth zu schaffen, haben Manager zwei Möglichkeiten: Entweder sie verbinden ihre verschiedenen Systeme über Schnittstellen und Konnektoren miteinander oder sie implementieren eine neue zentrale Plattform, auf die die Datenbestände migriert werden. Welche Lösung die richtige ist, hängt auch mit den Zielen zusammen, die zuvor definiert wurden. So kann es ausreichen, den eigenen Onlineshop mit der Customer-Relationship-Management-Lösung und dem Enterprise-Resource-Planning-System über APIs zu verbinden, um mit diesen Daten die Kundenansprache und die Warenplanung zu optimieren. Wer allerdings rechenaufwendige Operationen mit seinen Daten plant, sollte eher auf eine zentrale Ablage setzen.

Schritt 5: Langfristigen Erfolg erreichen
Um den Erfolg dieses Prozesses sicherzustellen, sollten Manager im Anschluss genau prüfen, ob sich die gewählte Lösung bewährt, die definierte Ziele erreicht wurden oder ob noch an einigen Stellschrauben gedreht werden muss, um die Unternehmensdaten wie gewünscht miteinander verknüpfen zu können. Hierfür kann es hilfreich sein, nicht alle Datensilos auf einmal anzugehen, sondern in einzelnen Projekten und die Erkenntnisse aus diesen für die weiteren Vorhaben zu nutzen. Auch lohnt es sich, neue Richtlinien zu formulieren, die den künftigen Umgang mit Daten für alle Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar regeln.

Fazit

Unternehmen haben zwar verstanden, dass sie es sich heute nicht mehr leisten können, immer mehr Daten anzuhäufen, aber nichts mit diesen zu machen. Allerdings sind viele schlicht nicht in der Lage, schnell wertvolle Erkenntnisse aus ihnen zu ziehen, da ihre Daten unabhängig voneinander in verschiedenen Anwendungen und Servern liegen und Entscheidungsfindungen erst aufwendige Recherchearbeiten involvieren. Manager, die diese Datensilos aufbrechen, können sich echte Wettbewerbsvorteile verschaffen und sich nachhaltige Erfolge sichern.