Work smarter, not harder

Nur mit dem richtigen Skillset und der passenden Unternehmenskultur werden hybrides Arbeiten und digitale Tools zur Automatisierung und Effizienzsteigerung nachhaltige Erfolgsfaktoren.

Homeoffice wurde während der Lockdowns vielerorts zur Pflicht und ist gekommen, um zumindest in hybrider Form zu bleiben. Mitarbeiter, die auch aus den eigenen vier Wänden heraus arbeiten können, sind zufriedener; Unternehmen sparen Kosten für Miete, Instandsetzung und Verpflegung. Entgegen der Befürchtung vieler Arbeitgeber ließ selbst die Produktivität im Homeoffice nicht nach. Wegen weniger Ablenkungen durch Kollegen gaben 60 % der Befragten einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung an, dass Sie ihre Arbeit zuhause sogar effektiver organisieren können als im Betrieb.

Die von Capgemini während der ersten Phase des Lockdowns 2020 durchgeführte Studie „The Future of work“ unterfüttert diese Angaben und belegte für das Homeoffice eine Kostenersparnis für Unternehmen von ganzen 24 %. Das Homeoffice scheint eine Win-win-Situation zu schaffen, doch es gibt auch Gegenargumente. Zwischen 2012 und 2014 untersuchte Google mit dem „Project Aristotle“ die Erfolgsfaktoren eines funktionierenden Teams. Dabei wurde festgestellt, dass der Erfolg weniger von der Fähigkeit der einzelnen Teammitglieder abhängig ist, sondern vielmehr von der Art ihrer Zusammenarbeit. Den Autoren der Studie folgend ist der wichtigste Aspekt dabei die „Psychologische Sicherheit“. In einem Team mit hoher psychologischer Sicherheit, erwarten die Mitglieder, „dass niemand im Team einen anderen in Verlegenheit bringen oder bestrafen wird, wenn er einen Fehler zugibt, eine Frage stellt oder eine neue Idee einbringt.“ Doch wie steht es darum in einer postpandemischen Arbeitswelt?

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Wo wird im Homeoffice gearbeitet?	Welche Aussage trifft am ehesten zu?

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Collaboration-Tools ermöglichen zwar das Arbeiten in Teams, doch es fehlt ein haptischer Raum, wo schon ein freundliches Zunicken einen Beitrag zum Aufbau eines Gemeinschaftsgefühls leistet. Soll dieses nicht auf der Strecke bleiben, braucht es ein neues Skillset bei Mitarbeitenden und Führungskräften und eine entsprechende Unternehmenskultur. Empathie und Kommunikationsfähigkeit gewinnen an Wert. Kommunikation im Büroalltag ist mehr als das gesprochene Wort. Mit Gesichtsausdrücken, Gesten und unserer Körperhaltung vermitteln wir kontinuierlich Signale. Missverständnisse beispielsweise werden im Bruchteil einer Sekunde durch ein verlegenes Lächeln und eine entschuldigende Handbewegung aus dem Weg geräumt. Beim Arbeiten auf Distanz drohen hier plötzlich ungeahnt tiefe Spannungen zu entstehen. Zudem verlangt das Arbeiten in den eigene vier Wänden von den Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung, während Führungskräfte mehr Vertrauen aufbringen müssen.

„De facto ist der hybride Ansatz das favorisierte Modell bei den meisten Mitarbeitenden.“

Das vernetzte Arbeiten scheint in vielen Fällen das klassische Büro komplett ersetzen zu können, doch komplett darauf verzichten wollen nur die Wenigsten. De facto ist der hybride Ansatz das favorisierte Modell bei den meisten Mitarbeitenden. Laut einer Studie des Agenturverbunds Shift Collective wünschen sich geschlechterübergreifend mehr als 80 % ein hybrides Modell (siehe Grafik). Folgt man der Präferenz der Mitarbeitenden, so wird die Arbeit in Zukunft an zwei bis drei Tagen im Office stattfinden und an den anderen Tagen wird aus der Ferne gearbeitet. Einen Grund für den Wunsch zu einer teilweisen Rückkehr ins Büro offenbart die Studie der Hans-Böckler-Stiftung. Demnach ist die erhöhte Produktivität im Homeoffice oft verbunden mit der Angst der Mitarbeitenden sonst als faul abgestempelt zu werden. Langfristig scheint hier der Burnout vorprogrammiert. Die Verlaufsstudie „Arbeiten in Corona-Zeiten“, die von Avantgarde Experts in Zusammenarbeit mit der Haufe-Gruppe durchgeführt wurde, stellte bereits während des dritten Lockdowns – als der Reiz des Neuen schwand und remote Work fast schon Routine wurde – eine nachlassende Produktivität fest. Zudem begannen die Befragten Teilnehmer zwischenmenschliche Beziehungen vermehrt zu vermissen. Der hybride Arbeitsplatz dürfte sich folglich als das Modell der Zukunft etablieren.

Hybride Arbeitskultur und gelebte Werte

Mehr dazu im Interview mit Frank Laskowski, compeople AG

Um dem hybriden Ansatz optimal Rechnung zu tragen, muss sich allerdings die Gestaltung der Büroräume ändern. Die klassische Schreibtischarbeit findet nun fokussiert zuhause statt und verliert hier an Bedeutung. Das Büro dient nun vor allem als Begegnungsstätte – als ein Ort für Kulturgestaltung und Gemeinschaftsgefühl, für informellen Austausch und Kreativität. Statt Einzelbüros sind nun Begegnungsflächen und Kreativ-Räume gefragt. Bereits nach der ersten Lockdownphase 2020 begannen viele Unternehmen damit Ihre Büroräume zu verkleinern und vermehrt hybrides Arbeiten anzubieten, wie die Studie „The future of work after COVID-19“ des McKinsey Global Institute (MGI) belegt: In Berlin gab es Ende 2020 im Vergleich zum Vorjahr 108 m² mehr leerstehender Büroflächen was einem Anstieg von 27 Prozent entspricht, in München waren es 72m² (14 %) in Frankfurt 54m² (8 %) und in Düsseldorf noch 43 m² (8 %). Spitzenreiter in dieser Hinsicht ist allerdings die US-amerikanische Technologiehauptstadt San Francisco mit einem Ansteig von ganzen 91 % an leerstehenden Büroflächen was 368 m² entspricht.

Neben Trends wie dem mobilen Arbeiten und der virtuellen Interaktion dürfte durch die Krise auch die Automatisierung von Produktion und Prozessen einen zusätzlichen Schub erhalten und die Art zu arbeiten massiv verändern. Der durch die Finanzkrise 2008 gestiegenen Kostendruck veranlasste seinerzeit schon Unternehmen dazu vermehrt in Automatisierung zu investieren und Routineaufgaben durch Industrieroboter ersetzten zu lassen. Heute steht insbesondere durch die Hinzunahme von KI-basierter Technologie mit Robotic Process Automation auch für den Schreibtischarbeiter ein effizienzsteigerndes Tool zur Verfügung. 68 % der befragten Führungskräfte der MGI-Studie gaben entsprechend an, das COVID-19 die Einführung solcher Tools beschleunigt.

„RPA, also Robotics Process Automation, ist ein Ansatz zur Prozessautomatisierung, bei dem einfache, zeitintensive, wiederkehrende manuelle Aufgaben durch einen Software Roboter ausgeführt werden“, erklärt Martin Tydecks. „Unserer Meinung nach kann RPA gut helfen, um einzelne manuelle und fehleranfällige Anwendungsfälle effizienter zu machen. Beispielsweise wird der Software Roboter angelernt, Arbeiten von vielleicht 10 Minuten je Anwendungsfall auf 10 Sekunden zu automatisieren. So können sich die Mitarbeitenden von wiederkehrenden, manuellen Aufgaben lösen und sich auf komplexere bzw. individuellere Themen fokussieren.“ Richtig eingesetzt führt RPA so zu einer Qualitäts- und Effizienzsteigerung, stößt allerdings bei komplexen Fragestellungen und Ende-zu-Ende-Prozessketten noch an seine Grenzen. Als Beispiele hierfür nennt der Geschäftsführer der kobaltblau Managements Consultants die Bearbeitung einer Kundenbeschwerde oder die spezifische Anfrage eines Mitarbeiters zu seiner Lohnabrechnung: „Hier muss man‚vom Ende her Denken‘, um die Digitalisierungsfrage nachhaltig zu lösen: Wie können wir den Ende-zu-Ende Prozess neu denken und den manuellen Bearbeitungsaufwand und Ressourceneinsatz minimieren?“

Die Einführung neuer Technologien allein ist allerdings lange noch kein Garant für den Geschäftserfolg. Denn innovative digitale Tools und die neu geschaffenen, flexibleren Arbeitsmöglichkeiten, lassen sich nur durch ein ebenso flexibles Mindset gewinnbringend nutzen. Wollen Unternehmen von hybriden Arbeitsplätzen und Automatisierung profitieren, muss also eine digitale Unternehmenskultur etabliert werden, die den neuen Möglichkeiten aufgeschlossen gegenübersteht.

von Andreas Fuhrich
a.fuhrich@trendreport.de