Digital, intelligent, nachhaltig: Die Trends im Einkauf

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Immer mehr Unternehmen packen die digitale Transformation ihrer Beschaffungsprozesse an. Was dafür spricht und welche Entwicklungen künftig im Einkauf an Einfluss gewinnen, erklärt Florian Böhme, Direktor Amazon Business DACH-/CEE Region.

Die Pandemie hat gezeigt, wie wichtig heutzutage die Digitalisierung von Geschäftsprozessen für Unternehmen ist. Das gilt auch für den Einkauf. Viele Firmen und Organisationen managen ihn bereits mithilfe digitaler Lösungen. Das belegen Zahlen von Amazon Business: Bereits 25 der 30 DAX-Konzerne in Deutschland, 54 der 60 MDAX- sowie 39 der 70 SDAX-Unternehmen arbeiten mit Amazon Business zusammen und profitieren von vereinfachten Beschaffungsprozessen. Auch 74 der Top-100-Unternehmen des Deutschen Mittelstands (DDW Ranking), Großunternehmen sowie öffentliche Einrichtungen in 96 der 100 größten deutschen Städte nutzen den Online-Einkauf.

Ob mittelständisches Unternehmen, Konzern, Kommune oder Verein: Die Digitalisierung des Einkaufs lohnt sich in jedem Fall. Ist sie vollzogen, arbeiten Unternehmen und Organisationen schneller, agiler und effizienter. Das Einkaufsbarometer Mittelstand 2021 belegt: Die Prozesskostenoptimierung ist für Mittelständler der wichtigste Treiber für die Digitalisierung im Einkauf, gefolgt von Kostensenkung und Automatisierung. Neue intelligente Lösungen wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden zudem künftig dazu beitragen, dass Prozesse im Einkauf durch verstärkte Personalisierung und Automatisierung noch reibungsloser funktionieren.

Integrierte Suche beschleunigt den Einkauf

58 Prozent der größeren und 28 Prozent der kleineren Unternehmen nutzen laut Einkaufsbarometer Mittelstand bereits Procurement-Systeme. Optimieren lassen sich diese mithilfe zusätzlicher digitaler Beschaffungslösungen. Neben Infrastruktur, Personal oder Dienstleistungen stellt Amazon Business seinen Verkaufspartner:innen bewährte Tools wie etwa die integrierte Suche zur Verfügung. Sie bietet ihnen das gleiche Einkaufserlebnis, wie sie es von Amazon als Privatperson kennen – und lässt sich einfach in mehr als hundert Enterprise-Ressource-Planning (EPR)-Systeme integrieren.

Die Vorteile für Unternehmen und Organisationen liegen auf der Hand: Sie meistern Produktsuche und Kostenmanagement in Echtzeit, sparen kostbare Zeitressourcen und senken ihre Betriebskosten, während sie zeitgleich auf hunderte Millionen von Produkten zugreifen können. Außerdem bietet die integrierte Suche etwa die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Produktkategorien einzuschränken. Insbesondere im internationalen Kontext kann dies ein großes Plus sein, wie es beispielsweise bei der Weber Maschinenbau GmbH der Fall ist. Das weltweit agierende Unternehmen ist in der Lage, mithilfe der Suchlösung seinen Tochterfirmen ein länderspezifisches Produktangebot in vielen Sprachen zu machen. Eine Möglichkeit der Internationalisierung, die sich auch für kleinere Unternehmen lohnt, die Wert auf eine kostengünstige Lösung legen.

Elektronische Rechnungsumstellung schafft Transparenz

Eine weitere zukunftsweisende Entwicklung im Einkauf ist die elektronische Rechnungsstellung. Jedes dritte Unternehmen (33 Prozent) in Deutschland erstellt Rechnungen noch immer überwiegend oder ausschließlich in Papierform, so eine Umfrage des Digitalverbandes Bitkom. Doch die Trendwende kündigt sich an: Mittelständler nutzen zunehmend Datenaustauschprogramme wie Electronic Data Interchange (EDI) für den parpierlosen Beleg-Austausch mit ihren Lieferant:innen und treiben damit wie auch Amazon Business die digitale Transformation in diesem Bereich voran.

Besonders bei sich wiederholenden Geschäftsvorgängen mit hohem Belegvolumen rechnet sich die Umstellung auf E-Rechnungen. Ihre wahren Vorteile liegen jedoch in der automatisierten Verarbeitung. Sie hilft Unternehmen dabei, Fehler im Versand zu minimieren, sorgt für eine präzise Rechnungsverarbeitung und -archivierung und schafft Transparenz über alle Rechnungsprozesse hinweg. Von diesen Vorzügen profitiert auch die Lumare GmbH: In Zusammenarbeit mit Amazon Business führte der Online-Händler fortschrittliche B2B-Intelligence-Lösungen und automatisierte Rechnungen ein. Seitdem kann das Unternehmen das Erlebnis für seine Geschäftskund:innen kontinuierlich verfolgen und verbessern.

Ein weiterer Anreiz für Unternehmen, die digitale Transformation ihrer Rechnungsstellung anzugehen: Im B2G-Bereich ist seit November 2020 die E-Rechnung bereits Pflicht. Öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene dürfen nur noch Rechnungen in elektronischen Formaten entgegennehmen, die der europäischen Norm EN 16931-1 entsprechen.

Single-Kreditor-Modell sichert volle Ausgabenkontrolle

Für mehr Transparenz in Beschaffungsprozessen sorgt auch das Single-Kreditor-Modell: Ein einziger Rechnungssteller wickelt alle Transaktionen der Händler:innen und Lieferant:innen ab, etwa auf einer integrierten digitalen Plattform. Diese erleichtert die elektronische Rechnungsstellung erheblich, indem sie Prozesse vereinheitlicht – etwa Versandkosten oder konsolidierte Monatsrechnungen. Das Modell ermöglicht es zudem, alle Ausgaben zu überprüfen. Mit Amazon Business können Unternehmen ihre
E-Rechnungen an einem Ort bündeln, während detaillierte Bestellinformationen auf der Kreditkartenabrechnung dem zentralen Einkauf die Kontrolle über die Ausgaben verschaffen – selbst, wenn sie dezentral an unterschiedlichen Standorten getätigt worden sind.

Nachhaltigkeit als Megatrend im Einkauf

Noch ein Trend, der sich ankündigt: Nachhaltigkeit im Einkauf. Die Studie „Zukunft des Einkaufs“ der Unternehmensberatung Inverto fand heraus: 72 Prozent der befragten Fach- und Führungskräfte meinen, dass der Trend zu mehr Nachhaltigkeit und Corporate Social Responsibility relevant für ihre Beschaffungsorganisation ist. Dass effizientes Ressourcenmanagement zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor werden kann, zeigte sich in der Corona-Pandemie. Digitale Lösungen wurden für viele zum Rettungsanker. Ein Beispiel: Seit der Zusammenarbeit mit Amazon Business bezieht Diebold Nixdorf nur die Produkte, bei denen Amazon der Rechnungssteller ist. Das neue Tail-Spend-Management ermöglicht dem Unternehmen mehr Transparenz und spart Zeit, weil der komplizierte dezentrale Einkauf entfällt. Und als die Lieferant:innen des Unternehmens während der Corona-Pandemie Lieferschwierigkeiten – etwa bei Desinfektionsspendern – hatten, wurde der Bedarf Compliance-konform über Amazon Business gedeckt.

„Climate Pledge Friendly“ für klimabewusste Einkäufer

Die Aufgabe von Einkaufsverantwortlichen muss es also sein, digitalen und grünen Handel gemeinsam zu denken – vom umweltfreundlichen Versand über vielfältigere Vertriebspartner bis zur Unterstützung lokaler Unternehmen. Amazon hat sich entschieden, in Sachen Klimaschutz eine Führungsrolle einzunehmen und 2019 den Climate Pledge mit ins Leben gerufen. Damit verpflichtet sich Amazon, bis zum Jahr 2040 in allen Geschäftsbereichen CO₂-neutral zu sein – 10 Jahre vor dem Ziel des Pariser Klimaabkommens. Mercedes-Benz hat sich dem Climate Pledge angeschlossen und liefert mehr als 1.800 Elektrofahrzeuge für Amazons Lieferflotte in Europa.

Ein konkreter Schritt, den Einkauf in Richtung Nachhaltigkeit zu steuern, ist die Zertifizierung „Climate Pledge Friendly“ von Amazon. Damit unterstützt Amazon Business Einkaufsverantwortliche dabei, Produkte nachhaltiger zu beschaffen. Ein Konzept, das nachhaltige Beschaffungsprozesse weltweit fördert. Und dem weitere folgen werden. Denn fest steht: Der Einkauf der Zukunft ist grün, intelligent und digital. Und wird für Unternehmen und Organisationen künftig zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Je früher die digitale Transformation der Beschaffungsprozesse angegangen wird, desto besser die Chancen für die Zukunft.

Florian Böhme (41), verantwortet seit Dezember 2016 Amazon Business, der Service für Geschäftskunden auf Amazon.de. Der studierte Kaufmann mit MBA-Abschluss an der Open University Business School kam im Jahr 2008 zu Amazon und hatte im Unternehmen bereits unterschiedliche Positionen inne, darunter in den Bereichen Elektrogeräte und Media. Seine berufliche Karriere begann Florian Böhme beim Handelsunternehmen Karstadt sowie in unterschiedlichen Vertriebs- und Marketingpositionen bei Whirlpool.

Im Oktober fand die Amazon Business Exchange 2022, die Beschaffungskonferenz von Amazon Business virtuell statt. Interessierte können die Vorträge on demand anschauen: https://business.amazon.de/de/mehr-entdecken/veranstaltungen/abx-2021