Plattform für eine neue Arbeitswelt
Work Management in der Krise: Worauf zu achten ist, erläutert Günter Sandmann, Head of Central Europe and Nordics bei Workfront.
Herr Sandmann, was empfehlen Sie Unternehmen im Hinblick auf Transparenz und Teammotivation?
Die letzten Monate – und vermutlich gilt dies auch für die Zukunft – erforderten neue Formen der Zusammenarbeit auf Prozess-, aber vor allem auf menschlicher Ebene. Vertrauen und Flexibilität sind extrem wichtig. Mehr denn je steht die zu leistende Arbeit im Vordergrund und die pure Anwesenheit in Stunden spielt keine Rolle mehr. Durch Vertrauen, dass die Mitarbeiter zu Hause ihre Arbeit im Umfeld von Familie, Homeschooling etc. trotzdem erledigen, steigert sich ihre Motivation und das Commitment. Mehr Kommunikation eins zu eins und im Team ist elementar, um das Miteinander zu fördern und jedem das Gefühl zu geben, dass das Team einander hilft. Unterstützt werden kann dieses Modell durch moderne Plattformen, die die zu leistenden Aufgaben und deren Status dem Mitarbeiter und den Teams transparent darstellen. Dies ermöglicht eine bessere Zeitplanung für den Mitarbeiter, Teams und das gesamte Unternehmen.
Was bedeutet der Begriff Work Management im Kontext der aktuellen Situation und der Zusammenarbeit in Teams?
Work Management ist die Steuerung, zeitliche Planung, integrierte Echtzeit-Kommunikation und transparente Darstellung von Arbeit, die aus einzelnen Aufgaben besteht. Einzelne Aufgaben sind meistens Bestandteil eines Projektes, das wiederum in ein ganzes Programm eines Portfolios münden kann. Durch die transparente Darstellung verlieren Ort und Zeit der verrichteten Arbeit an Bedeutung. Die Aufgabe wird mit allen notwendigen Informationen und der dazugehörigen Kommunikation dem Mitarbeiter zur Bearbeitung gegeben. Das Unternehmen hat Echtzeit-Einblick, ob die Aufgaben und Projekte in der geplanten Zeit und im vorgegebenen Budget liegen. Jeder Mitarbeiter eines Teams kann die Arbeit der anderen Team-Mitglieder sehen und somit den Status und seinen Beitrag zur Aufgabe erkennen.
Wie kann im Remote-Work-Szenario die Produktivität im Team gesteigert werden?
Tatsächlich zeigen erste Erkenntnisse und Analysen, dass die Produktivität durch „von zu Hause arbeiten“ nicht gelitten hat, ganz im Gegenteil. Die Konzentration auf die Arbeit und Aufgabe scheint in der zugeteilten Zeit zu Hause höher zu sein als im Büro. Die Kommunikation im Team fokussierter auf entweder die Aufgabe und das Projekt oder „social connection“, was im Büro häufig und überwiegend vermischt wird. Mit den entsprechenden Software-Werkzeugen, die alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, wird durch diesen Effekt die Produktivität bei gleichem Zeiteinsatz spürbar gesteigert. Natürlich gibt es die Klagen über fehlende soziale Kontakte, gleichzeitig vermitteln aber diese Erkenntnisse, wo in der „Zukunft“ mögliches Produktivitätspotenzial liegt.
„Das Rad lässt sich nicht mehr zurückdrehen – die letzten Wochen haben gezeigt, dass die neue Arbeitswelt funktionieren kann.“
Günter Sandmann
Welche Lehren sollten Unternehmen aus der Krise ziehen?
Die wichtigste Erkenntnis und Lehre wird sein, dass es nicht um Stunden und Ort, sondern um erledigte Arbeit und Ergebnisse in der geplanten Zeit geht. Arbeit ausführen, zu jeder Zeit an jedem Ort, wurde in den letzten Monaten als „überwiegend“ machbares Model bewiesen. Neben all den neuen Herausforderungen haben Mitarbeiter auch viel gewonnen, die Fahrtzeit zum Büro, die freie Zeiteinteilung und Vertrauen, dass die Arbeit gemacht wird. Diese Arbeitswelt, die als Vision dargestellt wurde, wurde von einer zur anderen Woche Realität. Es ist somit unmöglich, zu argumentieren, das geht nicht, das klappt nicht etc. Unternehmen werden Mitarbeiter an die Unternehmen verlieren, die diese neue Arbeitswelt zukünftig praktizieren und weiter optimieren. Das Rad lässt sich nicht mehr zurückdrehen. Dass Unternehmen dabei ein riesiges Sparpotenzial in Bezug auf Bürokosten zur Verfügung steht, das z. B. für die Optimierung der neuen Arbeitsmodelle genutzt werden kann, ist ein weiterer positiver Nebeneffekt.
Wie muss eine Work-Management-Plattform aufgebaut sein, die es mir erlaubt, iterativ zu planen?
Eine moderne Work-Management-Plattform muss einen Prozess „End to End“ abbilden, also von der Idee oder der Anforderung bis zur Lieferung des fertigen Resultats. Während des Prozesses muss sie dem Mitarbeiter alle für seine Aufgaben notwendigen Informationen an einer Stelle zur Verfügung stellen. Wie die Aufgabe des Einzelnen sich ins Gesamtbild des Projektes einfügt, gibt dem Mitarbeiter bessere Planungsmöglichkeiten und zeigt ihm auch seinen Beitrag und Wert am Resultat. Dem Unternehmen erlaubt eine Work-Management-Plattform vollständige Transparenz bei der Auslastung der Teams, um diese optimal ausbalancieren zu können und frühzeitig zu erkennen, wo evtl. Aufgaben und Projekte aus der Zeit oder dem Budget-Plan laufen. Damit sind optimale Projektplanung und Vorhersagen möglich.
