Digital Assets: Die Datenflut bewältigen

Die TREND-REPORT-Redaktion sprach mit Torsten Köbel, Country Manager DACH von Extensis, über die Vorteile einer „Digital Asset Management“-Lösung.

Herr Köbel, die Datenflut nimmt stetig zu. Was raten Sie Unternehmen diesbezüglich bei Digital Assets?

Hier gilt es zu unterscheiden: Um welche Daten handelt es sich? Bei Digital Assets – wie bei Fotos, Videos, Präsentationen – ist es wichtiger denn je, den Workflow grundlegend zu rationalisieren und dafür zu sorgen, dass niemand unbefugt den Zugriff auf personenbezogene Daten erhält. Besonders kritisch sind Fotos und Videoaufnahmen von Personen. Für Aufnahme, erst recht für die Nutzung für kommerzielle Zwecke erfordert die Datenschutz-Grundverordnung eine zweckgebundene Einwilligung.

Ein Digital Asset Management System (DAM) wie Extensis Portfolio kommt in dieser Situation wie gerufen. Damit lassen sich z. B. Fotos automatisch über überwachte Ordner mit entsprechenden Hinweisen wie “Einwilligung für Veröffentlichungen erteilt durch Arbeitsvertrag” versehen.

Welche Rolle spielt dabei die zentrale Datenhaltung und welche weiteren Vorteile entstehen durch ein DAM?

Zur Bewältigung der Datenflut ist ein Digital Asset Management System (DAM) zwingend erforderlich. Dies gilt insbesondere angesichts der immer strengeren gesetzlichen Vorgaben: Mit einem DAM lassen sich zentral und effizient alle Quellen sichten, konvertieren, mit Stichwörtern versehen etc.

Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch ein wirtschaftlicher Aspekt: Die Assets beanspruchen in der Masse enorm viel Speicherplatz. Ein DAM kann dafür sorgen, dass sich unbrauchbares Material schnell finden und aussortieren lässt. Es kann Dubletten vermeiden helfen und Dateien in die benötigten Dateiformate in den benötigten Abmessungen automatisiert konvertieren.

Ein Beispiel: Für die Wiedergabe großer Fotos auf Webseiten ist das von Portfolio unterstützte MrSID das Dateiformat der Wahl. Dieses Dateiformat lässt extrem gute verlustfreie Komprimierungen zu, die sich mit Geo Express oder Express Server einstellen lassen.

Zum Wert von Unternehmensdaten:

„Angenommen, es lässt sich auch nur ein einziges Foto-Shooting vermeiden,
weil die entsprechenden Aufnahmen bereits gemacht wurden –
schon sind hunderte oder gar mehrere 1000 Euro gespart.“

Torsten Köbel, Country Manager DACH von Extensis

Wie kann Portfolio die Zusammenarbeit effizienter gestalten?
Portfolio spart sehr viel Arbeit, vor allem bei wiederkehrenden Routineaufgaben wie der Verschlagwortung und dem Konvertieren und Speichern in unterschiedliche Dateiformate. Die auf Künstlicher Intelligenz basierenden „Smart Keywords“ unterstüzten die Verschlagwortung. Die Automatisierung hilft zudem, Eingabefehler zu vermeiden und sorgt für mehr Konsistenz – unabhängig vom kulturellen Hintergrund, denken Sie nur an international agierende Firmen.

https://www.extensis.com/blog/smart-keywords-allows-you-to-work-smarter-not-harder

Welche Einsparpotenziale können generiert werden?
Die Einsparpotentiale sind gigantisch. Die Speicherkosten lassen sich z. B. durch die Vermeidung von Dubletten oder das leichte Aussortieren unbrauchbaren Materials verringern. Zudem hilft die starke, visuell verlustfreie Komprimierung mit dem MrSID-Dateiformat, das RAW-Dateien auf 1/20stel verlustfrei reduzieren kann. Doppelarbeit unterbleibt. Hinzu kommt die enorme Zeitersparnis durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die treffsichere Suche. Der gesetzeskonforme Umgang mit persönlichen Daten ist deutlich leichter möglich. Damit lassen sich unter Umständen Imageschäden und Strafzahlungen von vornherein vermeiden.

Dank Portfolio steigt die Arbeitszufriedenheit, die teure Einarbeitung neuer Mitarbeiter könnte sich öfter vermeiden lassen, denn Mitarbeiter haben sinnvollere Aufgaben als die händische, nervige Vergabe von Stichwörtern oder langwierige Suchen.

Was sind Raw-Daten?

Als Rohdatenformat oder Raw-Daten wird eine Datei bezeichnet, die ohne weitere Bearbeitung auf den Speicher der Kamera geschrieben wird. Daher spricht man auch von einem „digitalen Negativ“. Raw-Daten speichern alle Informationen der Sensoren der Kamera.

Wie flexibel ist Ihre Lösung und welche APIs bringen Sie mit?
Portfolio zeichnet sich durch eine einzigartige Flexibilität aus. Über Programmierschnittstellen (APIs) ist die Einbindung in alle gängigen Content Management Systeme oder Redaktionssysteme ohne weiteres möglich. Mit Corbit gelingt die maßgeschneiderte Konfiguration und weitestgehende Automatisierung leicht und preiswert.

Wieviel Know-how fordert Ihre Lösung von Mitarbeitenden?

Wenn Portfolio eingerichtet ist, gelingt die Bedienung von Portfolio auch mit geringen IT-Vorkenntnissen.

Bei der Installation und der maßgeschneiderten Einrichtung helfen das Support-Team von Extensis und qualifizierte Partner. Wir empfehlen eine etwa zweistündige Einweisung im Umgang mit Portfolio. Für die Einrichtung ist – abhängig von der Unternehmensstruktur – natürlich IT-Know-how etwa bei der zu verwendenden Hardware nötig. Es macht einen gewaltigen Unterschied, ob sich alle Mitarbeiter in einem Büro befinden oder das Unternehmen weltweit in 50 Ländern und 150 Niederlassungen agiert!

Wir empfehlen in jedem Fall eingangs eine saubere Definition des Workflows anhand der konkreten Aufgabenstellung. Der Bedarf entsteht in vielen Firmen vor allem im Marketing, die dann die IT einschaltet.

Visuell verlustfreie Kompression mit dem Extensis MrSID-Dateiformat

Wie schnell kann Ihre Lösung an den Start gehen im Hinblick auf die Implementierung?
Sehr schnell, denn Extensis Portfolio unterstützt flexible Bereitstellungsoptionen. Diese umfassen physische oder virtuelle Dateiserverinstanzen, lokale oder externe Installationen und die Bereitstellung auf Cloud-Servern wie AWS, Rackspace, Azure oder anderen Cloud-basierten Optionen. Wer will, kann also sofort loslegen!

Eine weitere Speicherlösung für Extensis Portfolio ist der neue Mac Mini 2018 von Apple zusammen mit RAID-Speicher. Diese Kombination ist eine ausgezeichnete, kostengünstige Fileserver-Lösung für Kunden mit Apple Macintosh OSX-zentrierten Workflows.

https://www.extensis.com/blog/supercharge-your-creative-workflow-with-extensis-portfolio-deployed-on-the-2018-mac-mini-fileserver

Was verstehen Sie unter Digital Enablement?
Die beste Technologie bleibt wirkungslos, wenn sie nicht eingesetzt wird. Unter Digital Enablement bezogen auf Portfolio verstehen wir alle Maßnahmen, die dazu beitragen, dass dieses DAM sinnvoll genutzt wird – von der Information über den Nutzen eines DAMs generell über die einfache, nutzerfreundliche Bedienung des Programms selbst bis hin zur maßgeschneiderten Lösung vor Ort über Partner einschließlich Service & Support.

Wie kann der Wert der Unternehmensdaten gehoben werden?
Digital Assets sind wertvoll, schlummern aber viel zu häufig in den Archiven, weil sie in Vergessenheit geraten sind oder sich nur mit großem Aufwand finden lassen. In beiden Fällen kann ein DAM für Abhilfe sorgen und zudem für Konsistenz etwa beim Look der Unternehmensfotos sorgen. Angenommen, es lässt sich auch nur ein einziges Foto-Shooting vermeiden, weil die entsprechenden Aufnahmen bereits gemacht wurden – schon sind hunderte oder gar mehrere 1000 Euro gespart. Mit einem DAM wie Extensis Portfolio lässt sich der digitale Schatz eines Unternehmens sehr viel leichter heben – und viel Ärger vermeiden.

https://www.extensis.com/blog-de/sind-wir-nicht-alle-digital-asset-management

CC BY-ND 4.0 DE

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