Fünf Beispiele, wie die Cloud das Drucken in Unternehmen optimieren kann

Autor: Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer Deutschland, Österreich und Schweiz, Lexmark

„Cloud First“ lautet die Devise vieler Unternehmen auf ihrem Weg durch die digitale Transformation. Cloud-Infrastrukturen wachsen daher rasant. Das letzte Quartal 2018 schlossen Anbieter von Cloud-Infrastrukturen weltweit mit zweistelligem Wachstum ab (im Durchschnitt 28 Prozent) – so das Ergebnis der Analysten von IDC. Eine Entwicklung, die sich in den nächsten Jahren voraussichtlich fortsetzen wird. Konkret soll die Cloud-IT-Infrastruktur weiteren Untersuchungen von IDG zufolge mit einer jährlichen Wachstumsrate von 10,9 Prozent über einen Zeitraum von fünf Jahren ansteigen, und bis 2023 einen Wert von 99,9 Milliarden US-Dollar erreichen.

Drucken ist und bleibt ein wesentlicher Bestandteil einer Unternehmens-IT. Mit dem Einzug der Cloud verändert sich allerdings die Art und Weise des Druckens. Für IT-Abteilungen bedeutet dies, dass sie Druckumgebungen fest in ihre digitale Strategie einbeziehen können und müssen. Denn die Vorteile liegen auf der Hand: Durch das Hosting der Druckinfrastruktur in der Cloud können Unternehmen ihre IT-Infrastruktur, ihren Arbeitsaufwand sowie ihre Kosten reduzieren und dabei gleichzeitig ein höheres Maß an Benutzerfreundlichkeit gewährleisten. Im Folgenden illustriere ich an fünf Beispielen, wie die Cloud das Drucken in Unternehmen verbessern kann:

1. Optimierte Einkaufs- und Akquisitionsmodelle

Da immer mehr Unternehmen ihre Daten und Anwendungen in die Cloud verlagern, wird die Beschaffung von IT-Produkten und -Technologien in Form von „as-a-Service“-Subscription-Modellen immer beliebter. Deloitte Global schätzt, dass Unternehmen bis zum Jahr 2022 die Hälfte ihres IT-Budgets für Subscription-Services ausgeben werden.

Anstatt Drucker und lokale Server zu beschaffen und diese zu warten, können Druckumgebungen nun vollständig in der Cloud verwaltet und über ein Subscription-Modell zur Verfügung gestellt werden. Kunden zahlen in diesem Modell nur für die Druckkapazität. Dies reduziert die Investitionskosten und Unternehmen können ihre Druckkapazität nach Bedarf skalieren. Ein solcher Ansatz erspart darüber hinaus auch Zeit und Kosten im Anschaffungsprozess.

2. Vereinfachtes IT-Management und voller Fokus auf Digitalisierung

Die Aus- und Belastung von IT-Teams ist kontinuierlich hoch. Spiceworks zufolge verbringen IT-Teams derzeit den größten Teil ihrer Arbeit immer noch mit der Bereitstellung oder Wartung von Hardware und Netzwerken. Durch die Verlagerung von Drucklösungen in die Cloud ergeben sich einige Entlastungen für das IT-Management: Da die Drucker gestellt werden und im Besitz des CPIaaS-Anbieters verbleiben, müssen sich Unternehmen nicht mehr selbst um die Support-Infrastruktur, wie lokale Druckserver, Treiber und Nutzerverwaltung, kümmern.

IT-Mitarbeiter können sich durch diese Entlastung damit voll und ganz auf die Digitalisierung im eigenen Unternehmen konzentrieren. Großes Augenmerk sollte auch auf die Entwicklung ausgeklügelter Sicherheitsvorkehrungen, um der zunehmenden Gefahr von Cyberattacken begegnen zu können, gelegt werden sowie auf die Recherche innovativer neuer Produkte, Lösungen und Apps.

3. Erhöhte Sicherheit

Durch den Wegfall von Druckservern reduziert sich die Anzahl physischer IT Access Points. Die Technologie für die Druck-Authentifizierung steuert den Zugriff und senkt somit das Risiko, dass sensible Informationen in falsche Hände gelangen. Anstatt Dokumente über einen Druckserver an ein bestimmtes Druckgerät zu senden, werden Dokumente in die Cloud übertragen, wo sie gehalten werden, bis sich ein Nutzer am Drucker authentifiziert. Durchdachte „As-a-service“-Lösungen für die Druckinfrastruktur sind in der Regel standardmäßig mit einer fortschrittlichen Authentifizierungstechnologie ausgestattet. Diese stellt sicher, dass Nutzer nur über einen Benutzernamen und ein Passwort oder eine Smartcard auf das Gerät zugreifen können. Damit wird verhindert, dass eine nicht-autorisierte Person ein Dokument entnimmt. Auch Netzwerkordner und Anwendungen werden so vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Quocirca-Umfragedaten zeigen, dass 44 Prozent der Unternehmen mit einer zwar verwalteten, aber Hersteller-gemischten Umgebung bereits mehr als einmal einen druckbezogenen Datenverlust zu verzeichnen hatten. Das bedeutet, dass Unternehmen, die Cloud-Print-Lösungen implementieren, in der Regel von einer brandneuen Palette von Geräten eines einzigen Herstellers profitieren. Denn so wird die die Druckerflotte vereinheitlicht und trägt zu einem einfacheren Management und einer höheren Sicherheit bei.

4. Maximierte Betriebszeit und Benutzerfreundlichkeit

Internet-of-Things- (IoT-) Tools, wie Predictive Services, oder eine automatisierte Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien maximieren die Laufzeit der Geräte. Probleme können erkannt und behoben werden, noch ehe etwaige Störungen auftreten. Nutzer profitieren auf diese Weise von einer gleichbleibend hohen Verfügbarkeit der Drucker. Der IoT-Charakter der via Cloud verwalteten Druckinfrastruktur bietet zusätzliche mobile Funktionen – beispielsweise für Anwender, die sich innerhalb eines Unternehmens zwischen verschiedenen Standorten bewegen und mobiles Drucken nutzen.

5. Standortübergreifende Einblicke in Perfomance und Nutzung

Echtzeitdaten über die Nutzung, das Gerät, die gesamte Flotte und Service Level Agreements (SLAs) bieten dem IT-Management einen vollständigen und standortübergreifenden Einblick über die gesamte Druckinfrastruktur im Unternehmen. IT-Abteilungen können auf dieser Grundlage Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung erkennen, da sie präzise Details zur Gerätenutzung und zum Kosteneinsparungspotenzial erhalten. Langfristig bedeutet das eine im Ergebnis höhere Produktivität der einzelnen Nutzer sowie eine gesteigerte betriebliche Effizienz in allen Druckinfrastrukturen.

Fazit

IT-Abteilungen weltweit suchen nach Möglichkeiten, den Verwaltungsaufwand in der IT zu reduzieren – sowohl aus Kosten- als auch aus Betriebsgründen. Obwohl die Entscheidung zwischen Investitions- und Betriebskostenmodellen im Hinblick auf die Beschaffung von IT keine neue Entwicklung darstellt, ist der Einkauf von IT durch operative Modelle in der Cloud heute einfacher als je zuvor. In letzter Konsequenz bedeutet dies, dass sich die Art und Weise, wie Produkte und Dienstleistungen genutzt werden, verändert – vor allem hin zu neuen „Product-as-a-Service“-Geschäftsmodellen, die sich auf zuverlässige Ergebnisse mit vorhersehbaren SLAs zu angemessenen Kosten stützen.

Zusammenfassend lässt sich daher feststellen, dass Lösungen wie „Cloud Print Infrastructure as-a-Service“ dazu beizutragen, die hohen Ziele von IT-Organisationen weltweit verlässlich zu erfüllen, so dass diese sich verstärkt auf das Vorantreiben der Digitalisierung fokussieren können.

Weitere Informationen unter:
https://www.lexmark.com/de_de/services/managed-print-services.html

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