Zeit für Veränderung: Personalabteilungen im Kampf gegen den Fachkräftemangel

Der Fachkräftemangel in Deutschland hat längst bedrohliche Ausmaße angenommen. Unternehmen in allen Branchen suchen händeringend nach qualifizierten und erfahrenen Mitarbeitern, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und Projekte erfolgreich umzusetzen. Doch während sich die Problematik zuspitzt, haben HR-Abteilungen kaum Zeit, sich diesem dringenden Problem effektiv entgegenzustellen. Gefangen in ­einem Strudel von Routineaufgaben verlieren sie sich im mühseligen Klein-Klein von Copy-and-paste, Ur­­laubsanträgen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie sonstigen Verwaltungsaufgaben. Zeit für Recruitingmaßnahmen oder gar für strategisches Denken und die Entwicklung innovativer Konzepte und langfristiger Lösungen gegen den Fachkräftemangel geht so verloren.

Dabei geht es auch anders. Durch die Automatisierung von Prozessen kann die notwendige Zeit gewonnen werden, um von repetitiven Verwaltungsaufgaben strategische Tätigkeiten auszuführen. Personio bietet HR-Abteilungen eine All-in-one-Lösung für Recruiting, Personalverwaltung und Lohnabrechnung, die speziell auf die Bedürfnisse europäischer Unternehmen mit zehn bis 2 000 Mitarbeitenden zugeschnitten ist. Die Cloud-Software lässt sich schnell und einfach implementieren, sodass KMUs zügig in den Genuss kommen, ihre HR-Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. So haben HR-Verantwortliche endlich Zeit, sich auf das wertvollste Gut erfolgreicher Unternehmen zu konzentrieren: die Mitarbeitenden.
Beginnend mit dem Recruiting, können sie nun aktiv Schritte gegen den Fachkräftemangel einleiten. 2020 befragte die Otto-Friedrich-Universität Bamberg, HRler im Auftrag der Monster AG, was sie mit täglich einer weiteren Stunde Arbeitszeit machen würden. Die häufigste Nennung: Active Sourcing, also die direkte Ansprache potenzieller Kandidaten und Kandidatinnen. Kein Wunder, denn während es früher ausreichte eine Stellenanzeige auf einem oder mehreren Jobportalen zu posten, ist in Zeiten des Fachkräftemangels mehr Eigeninitiative gefordert. Es sind nicht mehr die Fachkräfte, die Unternehmen suchen, sondern umgekehrt. Genau diesem Umstand trägt die Prominenz das Active Sourcing Rechnung. Dabei verdeutlicht die Studie noch weitere Vorteile der Direktansprache: So wechselten zwei von zehn Kandidaten und Kandidatinnen ihren letzten Job, weil sie von einem Unternehmen direkt kontaktiert wurden, obwohl sie gar nicht ­aktiv auf Stellensuche waren. Insbesondere für Top-1 000- sowie IT-Unternehmen ist das Active Sourcing viel­versprechend, denn drei von zehn Kandidaten bzw. Kandidatinnen gaben die­sen eine positive Rückmeldung.

Neben der Gewinnung von Fachkräften spielt deren Bindung eine zentrale Rolle im Kampf gegen den Fachkräftemangel. Die Mitarbeiterzufriedenheit wird gerade jetzt zu einer wichtigen Stellschraube, wo sich Fachkräfte, die das Unternehmen verlassen, nur schwer ersetzen lassen. Durch eine moderne HR-Software, wie der von Personio, können nicht nur bis zu 60 Stunden (oder 7,5 Arbeitstage) pro Monat gespart werden – digitalisierte Prozesse haben auch einen Einfluss auf die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden. Diese erwarten nämlich zunehmend, dass sich ihre HR-Anfragen schnell, einfach und idealerweise mit dem Smartphone erledigen lassen. Darüber hinaus rückt die Unternehmenskultur immer mehr in den Fokus. In einer aktuellen, branchenübergreifenden Studie der Hochschule Niederrhein, bewerteten Angestellte auf einer Skala von 1 (= sehr unwichtig) bis 6 (= sehr wichtig), worauf es ihnen am Arbeitsplatz ankommt. Wichtiger als ein leistungsgerechtes Gehalt (5,44 Punkte) waren demnach unternehmenskulturelle Faktoren wie ein angenehmes Arbeitsklima (5,65 Punkte), die Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion etc. (5,56 Punkte), eine partnerschaftliche Führung (5,50 Punkte) sowie eine flexible Arbeitszeitgestaltung und das damit verbundene Vertrauen (5,49 Punkte). Nun ist es das Problem jeder Statistik, dass die Interessen einzelner Individuen dahinter verblassen. Entsprechend formuliert Studienleiter Alexander Cisik, Professor für Wirtschafts-, Organisations- und Arbeitspsychologie an der Hochschule Niederrhein den Auftrag an die Geschäftsleitung wie folgt: „Unternehmen sollten sich bei der ­Gewinnung und Bindung ihrer Mitarbeitenden klar auf die Erfüllung von deren tatsächlicher Bedürfnisse konzentrieren. Alles andere wäre Ver­schwen­dung von Zeit, Engagement und Geld.“

„In Zukunft werden Personalabteilungen gebraucht, die auch die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigen – von den frühen Phasen des Bewerbungsprozesses bis hin zur Unterstützung bei gesundheitlichen Problemen und dem personalisierten Qualifikationsmanagement“, setzt Michael Jetten, Senior Director International Sales Support bei UKG, den professoralen Gedankengang fort. „Um die Personalabteilung über eine reine Verwaltungsfunktion hinauszuheben, sollten Personalleitende die ­Erfahrungen ihrer Mitarbeitenden kommunizieren und Anerkennung einfordern.“ Der Einsatz moderner Tech­no­logien, wie der People Operations Suite von UKG ist dabei unumgänglich. Als einzige HR-Suite vereint sie alle Komponenten des Workforce Management und der HR Service ­Delivery. Sie verbessert damit die Agilität und Flexibilität der Personalabteilungen und unterstützt so die beschriebene Verknüpfung von People Experience und operativen Prozessen, was zwangsläufig zu einem neuen Rollenverständnis von HR führt. Sie wandelt sich vom Erfüllungsgehilfen zum strategischen Partner. „Dennoch müssen HR-Abteilungen nach wie vor kämpfen, um diesen Status zu rechtfertigen“, berichtet Jetten. „HR-Leiter:innen sollten hier selbstbewusst sein und diese wachsende Bedeutung kommunizieren und einfordern.“ Es ist ihre Aufgabe klarzustellen, dass die Employee Experience als Teil der Strategie gleichberechtigt neben traditionelle Ziele wie Effizienz und Kostensenkung tritt.

Wie wichtig Unternehmenskultur und Employee Experience sind, hat man bei Leonardo Hotels längst begriffen, und schreitet diesbezüglich mit gutem Beispiel voran. „Bei uns sind die Mitarbeitenden nicht nur Teil eines großen Teams, sondern haben einen Platz am Tisch“, betont Anke Maas, Human Resources Director Leonardo Hotels Central Europe. „In der Leonardo-Family sind ganz verschiedene Persönlichkeiten vereint, mit unterschiedlichen Hintergründen und Vorstellungen – diese Vielfalt macht uns stark und schafft Platz für neue Ideen und Inspirationen.“ Gelebt wird diese Vielfalt auch mit der unternehmenseigenen LEAPP. Diese dient nicht nur als Kommunikationstool, sondern vereint auch Dienstpläne und aktuelle News an einem Ort. Die Mitarbeitenden bleiben so up to date – unabhängig davon, an welchem Standort, in welchem Land sie gerade tätig sind. Darüber hinaus können die verschiedenen Teams und Häuser netzwerken, sich gegenseitig inspirieren und u. a. in verschiedenen Challenges und Gewinnspielen aktiv mitmachen. „Leonardo Hotels ist in den letzten Jahren stark gewachsen und weiterhin auf Expansionskurs“, berichtet Anke Maas. „Durch die LEAPP können wir auch zukünftig alle Kolleginnen und Kollegen digital abholen und an einem Ort vereinen – egal ob bei der ‚Arbeit from Everywhere‘ oder bei der Arbeit am Hotelstandort.

IT-Unternehmen erhalten 30 Prozent positive Rückmeldungen beim Active Sourcing.

Sogar die hauseigene Leonardo Academy hat einen eigenen Bereich in der LEAPP – mit allen Details zu den verschiedenen Weiterbildungsprogrammen. Schließlich ist neben dem Recruiting und der Mitarbeiterbindung die dritte wichtige Maßnahme gegen den Fachkräftemangel die weitere Entwicklung bereits bestehender Ressourcen. Im Zentrum jeder Weiterbildungsmaßnahme steht erneut die HR-Abteilung. Ihre Aufgabe ist es, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu identifizieren, die Lücken in den Kompetenzen zu erkennen und die richtigen Schulungen und Programme auszuwählen, um ­diese zu schließen. E-Learning-Plattformen, virtuelle Klassenräume, Onlinekurse: Digitale Angebote haben gegenüber klassischen Präsenzveranstaltungen den großen Vorteil, dass Mi­tarbeitende diese nutzen können, wann und wo sie wollen. Darüber hinaus ist es die Aufgabe der HR als treibende Kraft für eine Kultur des lebenslangen Lernens in der Organisation einzustehen. Sie schafft ein Umfeld, in dem Mitarbeitende ermutigt werden, ihre Komfortzone zu verlassen, neue Herausforderungen anzunehmen und das Maximum aus ihren Weiterbildungsmaßnahmen herauszuholen. Sie fördert den Austausch von Wissen und Erfahrungen zwischen den Mitarbeitenden und schafft Räume für gemeinsames Lernen und Zusammenarbeit. Eines ist jedoch klar: Selbst die besten Weiterbildungsmaßnahmen sorgen nicht über Nacht für eine Belegschaft omnipotenter Fachkräfte. Und auch die aktivsten Recruitingmaßnahmen nehmen Zeit in Anspruch. Zeit, die insbesondere dann fehlt, wenn kurzfristig große Projekte bewältigt werden müssen. Doch inmitten dieser Herausforderung existiert eine hochgradig flexible Lösung: Freelancer:innen.

„Der Arbeitsmarkt verändert sich durch den Fachkräftemangel und demografischen Wandel, aber auch durch die Art und Weise, wie Menschen arbeiten wollen“, erläutert Thomas Maas, CEO von freelancermap. „Remote-Arbeit und Freelancing haben sich etabliert und der Wunsch nach Individualität, Flexibilität und Selbstverwirklichung wächst.“ Laut einer Erhebung des Instituts für freie Berufe in Nürnberg gibt es deutschlandweit rund 1 459 000 Freelancer:innen, wobei die Zahl seit der ersten Erhebung im Jahr 1992 stetig zunimmt. Auf freelancermap.com selbst werden vor allem Unternehmen fündig, die nach hoch spezialisierten IT-Freel­an­cer:innen sowie Experten und Expertinnen aus Beratung und Management suchen. „Besonders gut vertreten sind erfahrene Software­entwickler:innen oder Programmierer: innen, die über umfangreiche Kenntnisse in verschiedenen Sprachen und Frameworks verfügen“, präzisiert Thomas Maas, der überzeugt ist, „dass Freelancing als Rückgrat der künftigen Arbeitswelt fungieren und helfen wird, den Fachkräftemangel und demografischer Wandel abzufedern.“ Noch zögern Unternehmen allerdings, wenn es darum geht Veränderungen anzustoßen, um die Zusammenarbeit mit Freelancer:innen zu beginnen.
Unverständlich, sollte doch jeder technologische, operative und strategische Ansatz genutzt werden, um gegen den Fachkräftemangel anzugehen und so die eigene Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern. Sonst droht die HR-Abteilung dank neuer Technologien vielleicht nicht mehr, sich im Strudel von Routineaufgaben zu verlieren, wohl aber noch in den endlosen Korridoren unbesetzter Bürostühle.