So unterstützt smarte Geschäftssoftware „Future Work“

Wie Personalverantwortliche ihr ERP-System nutzen, um Mitarbeitereinsätze und -potenziale transparent und strategisch zu planen

Digitales Personalmanagement sowie zukunftsorientierte Technologien und Strategien wie Robotics oder Künstliche Intelligenz, zusammengefasst unter dem Begriff Future Work, stehen auf der Agenda von Personalmanagern aktuell ganz oben. Zu dieser Einschätzung kommt der Bundesverband der Personalmanager (BPM). Geht es um die konkrete Umsetzung neuer Arbeitskonzepte zugunsten von Unternehmen und Mitarbeitern, führt an Enterprise Resource Planning (ERP) kein Weg vorbei. Denn moderne und anpassungsstarke ERP-Systeme können weitaus mehr, als Warenwirtschaft oder Produktion zu steuern.

Mithilfe eines ERPs lassen sich Informationen aus den unterschiedlichen Datenquellen zusammenführen und zentral vorhalten. Die Mitarbeiter spielen diesbezüglich 2019 und darüber hinaus eine immer wichtigere Rolle. Ein ERP sollte bereits im Standard viele Möglichkeiten bieten, mit denen sich Mitarbeitereinsätze und Ressourcen optimal planen lassen. Unternehmen sind daher aufgefordert, sich intensiv mit ihrer Geschäftssoftware und innovativen Ansätzen zu beschäftigen, um vorliegende Daten effizienter zu nutzen und Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen. Worum geht es genau?

ERP übernimmt Datenerfassung und -analyse für einen strategischen Mitarbeitereinsatz

Für Unternehmen wird nicht nur das Wissen von, sondern auch über die Mitarbeiter vermehrt zum Wettbewerbsfaktor. Mithilfe ihrer Geschäftssoftware können sie beispielsweise herausfinden, wer wie und wann besonders produktiv arbeitet, wer die meisten Aufträge erfolgreich und fehlerfrei abschließt, aber auch, wer sich gerade in der Nähe befindet, um einen neuen Auftrag anzunehmen. Außerdem erfahren Firmen- und Abteilungsverantwortliche, welche Teamzusammenstellung am sinnvollsten ist und welche Skills noch zu wenig vorhanden und demnach neue Mitarbeiter vonnöten sind.

Das ERP dient hierbei als Zentrale, die alle Prozesse und Informationen einheitlich zusammenführt. Sinnvoll sind dafür Service-, Projekt- und Ressourcenmanagement sowie Business Intelligence mit vorgefertigten Daten-Cubes, also fachlich sortierte Datensammlungen, die nicht eigenständig konfiguriert und angelegt werden müssen. Mit diesen Tools lässt sich herausfinden, wie es um Profitabilität und Auslastungsgrad, Rentabilität und ähnliche Aspekte bestellt ist. Viele Anwendungsfälle sollten idealerweise bereits im System angelegt sein, sodass Anwender keine zusätzlichen Daten sammeln und aggregieren müssen.

Datenbedenken mit offener Kommunikation begegnen

Für viele Angestellte hat das Sammeln von Mitarbeiterinformationen oft einen negativen Beigeschmack. Um Ängsten entgegenzuwirken, sollte offen und transparent erläutert werden, wie Angestellte von einem neuen und effizienteren Umgang mit ihren Daten profitieren können. Beispiel Tourenplanung: Ein Mitarbeiter sitzt aufgrund einer schlechten Planung an einem Tag vier Stunden im Auto und verbringt nur zwei Stunden beim Kunden. Besser wäre hier ein IT- und datengestützter Ressourceneinsatz in Form einer Tourenplanung, die es dem Mitarbeiter gestattet, möglichst wenig Zeit mit Fahren und viel Zeit beim Kunden zu verbringen.

Spätestens seit dem EuGH-Urteil im Mai 2019 müssen Unternehmen ihre Arbeitszeitdaten genauestens ermitteln. Funktionen der Arbeitszeiterfassung lassen sich ohne Weiteres mit dem ERP zusammenführen, um so ganzheitliche, tiefe Einblicke zu bekommen und umfassender planen zu können. Aktuell wird vielerorts nur Produktivzeit erfasst, was sehr einseitig ist, denn es ist wichtig, alle Zeiten, also auch interne Büroaufgaben und Co. zu sammeln. Wer Effizienzsteigerungen erreichen will, muss aber auch über die Zeiten Bescheid wissen, die der Mitarbeiter mit administrativen Aufgaben, Fahrtzeiten oder ähnlichem verbringt. Sitzt ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise im Vergleich zu Kollegen viele Stunden im Auto, kann dies ein Indiz dafür sein, dass sich Ressourcen besser einsetzen ließen.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der Berücksichtigung finden muss, ist das Thema Projektmanagement: Bereits bei der Planung muss der Projektleiter genau wissen, ob Ressourcen, Mitarbeiter und Kapazitäten über unterschiedliche Projekte disponierbar sind. Gibt es mehrere Projekte gleichzeitig zu organisieren, ist dieses Wissen noch wichtiger. Sinnvoll ist daher eine mit dem ERP verknüpfte Projektmanagement-Software, die Firmen- und Projektlenkern hilft, Multiprojektmanagement und Kommunikation zu vereinfachen und transparenter zu machen.

Verzahnung von ERP und mobiler Service-App

Sinnvoll sind in diesem Zusammenhang Funktionen, die Dispatching, Disposition, Skill- und Projektmanagement unterstützen. Im übergeordneten ERP werden die relevanten Daten diesbezüglich zusammengeführt, um Steuerung und Überblick zu optimieren. Beispiel: Das Unternehmen bietet einen technischen Außendienst an. Theoretisch müssen alle Service-Mitarbeiter, um zeitnah neue Aufträge zu erhalten, jedes Mal zurück in die Zentrale oder telefonisch Rücksprache halten. Durch eine intelligente Verzahnung von ERP und mobiler Service-App lässt sich dies deutlich vereinfachen. Kommt ein neuer Kundenauftrag herein, lässt sich über das ERP herausfinden, welcher Mitarbeiter gerade in der Nähe ist, über welche Skills er verfügt und welche Ersatzteile er mit sich führt. So kann der optimale Kollege ausgewählt und per App informiert werden sowie schnell vor Ort sein. Auf diese Weise profitieren Kunden von einem zeitnahen und vor allem effizienten Service. Und Mitarbeiter können ihre Arbeit bestmöglich verrichten.

Zukunftsmotor ERP

Unternehmen, die dem Wettbewerb voraus sein und das meiste aus den in ihren Systemen schlummernden Daten herausholen wollen, sollten bereit sein, neue Wege zu beschreiten. Die Annahme, dass sich ein ERP vorrangig für produzierende Unternehmen oder den Handel eigne, ist falsch. Vielmehr profitieren alle Branchen von flexibler Ressourcen- und Projektplanung sowie einem zentralen ERP, das alle Daten zusammenführt. Denn effizientes und durchdachtes Datenmanagement ist der Schlüssel zu verbesserter Kundenansprache, Wettbewerbsstärke und Zukunftsfähigkeit.

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