New Work: Mehr Flexibilität für Angestellte im Schichtdienst

Dies ist ein Gastbeitrag von Maximilian Thost, Country Manager DACH, Quinyx Germany GmbH

Späte Schichten, Arbeit an Sonn- oder Feiertagen: Von Angestellten im Schichtdienst wird oftmals eine hohe Flexibilität gefordert. Doch wie sieht es andersherum aus? Oftmals bieten Unternehmen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern noch nicht die Flexibilität, die diese sich wünschen – insbesondere im Schichtdienst. Das hat Auswirkungen auf das Verhalten der Angestellten: Die diesjährige Studie „The State of the Deskless Workforce“ von Quinyx zeigt, dass gut ein Drittel der Beschäftigten in der Dienstleistungsbranche angeben, sie fürchten eine Entlassung, wenn sie mit Kollegen oder Kolleginnen die Schicht wechseln. Zudem gaben vor der COVID-19-Pandemie 70 Prozent der Angestellten an, krank zur Arbeit zu gehen, weil sie niemanden hatten, der ihre Schicht übernehmen kann. Auch während des Lockdowns, (Befragungszeitraum: 18.04.2020 bis 14.05.2020) gingen noch 24 Prozent der Befragten trotz Krankheit ihrer Beschäftigung nach.

Doch: Was können Unternehmen tun, um diesen Zustand zu verbessern? Im Kern geht es vor allem darum, den Beschäftigten mehr Wahlmöglichkeiten bei der Personalplanung zu bieten. Große Potenziale, um hier mit wenig Aufwand große Verbesserungen zu erzielen, bieten digitale Tools.

Doch was können diese konkret leisten, um eine Verbesserung bei der Arbeit im Schichtbetrieb zu leisten?

Hierzu fünf konkrete Tipps:

1. Ortsunabhängige Lösungen bieten. Mobile First – das gilt heutzutage nicht nur bei Websites. Viele Angestellte im Schichtdienst wollen ihre knappe Freizeit nicht am Computer verbringen. Viel praktischer ist es, wenn sie sich auch unterwegs über ihre Schichtplanung informieren können. Wichtig ist es deshalb, den Beschäftigten Möglichkeiten bereitzustellen, wie sie mobil und übersichtlich ihre Schichtpläne abrufen können.

2. Bessere Planbarkeit. Oftmals ist auch die Planbarkeit ein Problem der Angestellten: Wissen sie nur wenige Tage im Voraus, wann sie voraussichtlich arbeiten werden, ist die private Planung schwierig, beispielsweise im Hinblick auf Hobbys, der Pflege von sozialen Kontakten oder der Organisation von Kinderbetreuung beziehungsweise Pflege von Angehörigen. Eine längere Planungsdauer gibt ihnen Verlässlichkeit. Fallen plötzlich, durch Krankheit, andere Beschäftigte aus, können Personalmanager durch digitale Tools flexibler gegensteuern und die freiwerdende Schicht für alle sichtbar einstellen. Wer Zeit hat, kann diese übernehmen, statt wie vorher, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter telefonisch zu kontaktieren.

3. Realistische Personalplanung auf Basis der Auslastung. Ein Beispiel aus dem Einzelhandel: Nachmittags und am Wochenende ist das Geschäft stark besucht, an einigen Vormittagen der Woche hingegen deutlich leerer. Jeweils die gleiche Anzahl an Arbeitskräften für eine Schicht einzuteilen, wäre unfair den Beschäftigten gegenüber und zudem suboptimal, um jederzeit einen optimalen Kundenservice zu gewährleisten. Durch eine entsprechende Software können kontinuierlich Daten gesammelt und ausgewertet werden, um treffende Aussagen über kommende Auslastungen zu machen – und auf dieser Basis das Personal optimal einzuplanen.

4. Flexibilität – aber nicht auf allen Kanälen. Eine Vielzahl von Angestellten im Schichtdienst nutzt private Geräte, um mit ihren Unternehmen in Kontakt zu treten – und greift dazu auch auf Chat oder SMS zurück. Werden die Angestellten jedoch auch außerhalb ihrer regulären Arbeitszeiten von den Unternehmen kontaktiert, kann das unnötigen Stress bei ihnen auslösen. Um die Flexibilität zu erhalten, aber gleichzeitig den Stress zu reduzieren, bietet es sich an, einen eigenen beruflichen Kanal, wie eine App, zu nutzen – statt auch privat genutzte Chatprogramme zu verwenden. So können die Angestellten aktiv entscheiden, wann sie ihre Neuigkeiten vom Unternehmen abrufen möchten.

5. Flexibilität – auch bei Lob und Feedback. Oftmals sehen sich die Führungskräfte und Angestellte im Schichtdienst nicht tagtäglich – da kommt das Aussprechen von Lob, aber auch das Einholen von Feedback schnell zu kurz. So verpassen die Führungskräfte nicht nur wichtige Chancen, um Rückmeldungen einzuholen und ggf. Prozesse zu verbessern, sondern auch, um ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Gefühl von Wertschätzung zu vermitteln. Mangelnde Anerkennung kann jedoch zu Frustration bei den Beschäftigten führen – und schlimmstenfalls zu einer Kündigung. Wie geht es besser? Auch hier bieten digitale Tools große Chancen: Mobil kann so Feedback regelmäßig und gerecht verteilt werden und Feedback und Verbesserungsvorschläge von allen Beschäftigten eingeholt werden – unabhängig davon, wer gerade im Einsatz ist.

Es zeigt sich somit: Eine Erhöhung der Flexibilität der Arbeitszeitplanung von Angestellten im Schichtdienst muss nicht kompliziert oder mit dem Einsatz vieler Ressourcen verbunden sein. Insbesondere durch den Einsatz digitaler Tools kann auch mit wenig Aufwand viel erreicht werden.

Insbesondere in diesem Jahr, in dem die COVID-19-Pandemie den Einsatz digitaler Tools in vielen Bereichen maßgeblich beschleunigt hat, sollten nun auch die Angestellten im Schichtdienst stärker davon profitieren – immerhin hat nicht zuletzt die Pandemie gezeigt, wie zentral ihr Einsatz zum Funktionieren der Gesellschaft ist.

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