Modernes Raummanagement für moderne Arbeitswelten

Der letztjährige Werkstattbericht der Bertelsmann Stiftung zur «Zukunft der Arbeit in deutschen KMU`s»[1] zeigt, dass inzwischen rund die Hälfte der KMU`s die Digitalisierung aktiv und planmäßig vorantreibt – in einigen Branchen geht es offensiver voran, in anderen eher verhalten. Gemeinsam ist aber allen, dass die neuen Technologien die Arbeitsprozesse und dadurch auch die Arbeitsorganisation verändern. Mitarbeiter setzen ihre zeitlichen und fachlichen Ressourcen immer mobiler und flexibler ein. Gleichzeitig gilt es aber die Aufgaben und Ziele in den Teams abzugleichen, abzustimmen und öfters mal gemeinsam neue Lösungen oder Wege aus Sackgassen zu finden.

Gesucht: Begegnungszonen

Durch ihre Nähe zur digitalen Technologie sind IT-Dienstleister im Vergleich zu KMU`s anderer Branchen gewiss etwas im Vorteil. Doch viele Parallelen bringen es mit sich, dass so manche Lösung auf andere oder sogar auf alle Branchen übertragen werden können. Der Schweizer IT-Dienstleister iSolutions mit 120 Mitarbeitern und drei Standorten hat sich als Partner für die digitale Transformation in der Energiebranche, im Finanzsektor und für die öffentliche Hand etabliert. Als gestalterischer Vorreiter für smarte Arbeitsumgebungen setzt iSolutions sowohl auf digitale als auch auf analoge Kommunikation und bietet sich deshalb als ausgezeichnetes Beispiel an. Gemeinschaftlich genutzte Räume für Sitzungen, Stand-up-Meetings und Projektarbeiten sorgen für den unmittelbaren Dialog im Kreis der Mitarbeiter, in Teams und Abteilungen sowie mit Kunden und Partnern – hier die unverzichtbare Mensch-zu-Mensch-Interaktion, dort die schnelle, routinemäßige und ortunabhängige Welt des Digitalen.

Raumverwaltung: Einfach, praktisch und mehrwertig

Für Sitzungs- und Konferenzräume, aber zunehmend auch für Arbeitsplätze bietet der Markt unterschiedliche Raumbelegungssysteme an. Für iSolutions ging es einerseits um eine intuitiv benutzbare, skalierbare und wartungsfreundliche Lösung, die ohne aufwändige Infrastruktur und Installation auskommt. Andererseits sollte das Produkt den ästhetischen Ansprüchen einer smarten Arbeitsumgebung genügen. Die Wahl fiel auf das Display von ROOMZ, das als erfolgreiches Schweizer Start-up nun auch in Deutschland vertreten ist. Die mit insgesamt 14 Displays bestückten Räume von iSolutions konnten bereits am nächsten Arbeitstag in Betrieb genommen werden: installiert und verfügbar sowohl vor dem jeweiligen Raum als auch online. Die Begeisterung der Raumsuchenden, die nicht mehr durch die Korridore irrend, sich über vermeintlich belegte oder freie Räume aufregen müssen und den jeweils aktuellsten Belegungsstand auf Knopfdruck abrufen können, hallt auch Monate später nach. Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit entfaltet die Produktivität und fördert ein entspanntes Betriebsklima.

Ghostmeetings: ärgerlich und kostenintensiv

Eine branchenübergreifende, wenn auch weniger erfreuliche Parallele stellen sogenannte Ghostmeetings dar. Fakt ist: In den meisten Unternehmen ist die Anzahl der Räume beschränkt. Deshalb lassen sich viele Mitarbeitende dazu verleiten, Räume weit im Voraus schon mal zu reservieren. Fällt dann das Meeting oder die Präsentation aus, denken sie selten daran, den reservierten Raum wieder freizugeben. Solche Ghostmeetings sind ein verbreitetes, ärgerliches und vor allem kostenintensives Problem. Mit dem technischen Fortschritt ist das Verhindern von Ghostmeetings heute weniger eine Frage der Machbarkeit, als vielmehr der angebotenen Lösungen.