Mobiles Arbeiten – so denkt die Chefetage!

von Armin Müller

Mobiles Arbeiten ist die neue Normalität ­ – was ändert sich für die Führungsebene?

Das Thema ‘Arbeitswelt der Zukunft’ ist wirklich nicht neu: Wirtschaft und Technologie diskutieren darüber bereits seit über zehn Jahren. Jetzt haben wir das Jahr 2020, und die Praxis hat sämtliche Vorhersagen und Prognosen faktisch überholt. Die Ironie ist, dass die Arbeitswelt der Zukunft mit keinerlei revolutionärer Neuheit eingetreten ist. Mobiles Arbeiten gibt es schon seit Jahren, aber das Umfeld hat sich verändert – und zwar für immer.

Endlich ist es Realität, wenn auch unglücklicherweise durch eine Pandemie: Arbeit ist nicht mehr gleich Büropräsenz. Damit stellt sich die Frage: Kann das Konzept verteilt arbeitender Mitarbeiter – deren Arbeitsort unwesentlich ist, wirklich funktionieren? Ein Großteil der Unternehmen sah sich in den letzten sechs Monaten dazu gezwungen, seine Mitarbeiter ins Home Office zu schicken. Dies war für viele ein Weckruf. Warum? Weil es tatsächlich funktioniert hat. Einige, wie zum Beispiel die Silicon Valley-Giganten twitter, Google und facebook, planen ihre Mitarbeiter langfristig von zuhause arbeiten zu lassen. Auch VMware folgt diesem Ansatz und es funktioniert erstaunlich gut. In großen deutschen Unternehmen, wie O₂ und BMW setzt sich der Trend Arbeitszeiten und Arbeitsort zu flexibilisieren, fort, dementsprechend leer sind die bestehenden Bürogebäude. Folglich wird jetzt nicht mehr von ‘Home Office’ oder ‘Büro’ gesprochen, sondern von ortsunabhängigem Arbeiten – ein Ansatz, der sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter funktioniert, indem Produktivität an Ergebnissen gemessen wird und nicht daran, ob man sich in Sichtweite eines Vorgesetzten befindet.

Kontrolle ist gut – Vertrauen ist besser

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen wollen, fragen sich: Wie kann man sich um verteilte Mitarbeiter kümmern und mit ihnen in Kontakt bleiben, wenn diese oft und für unbestimmte Zeit nicht im Büro vor Ort sind? Tatsächlich hat eine aktuelle Studie von VMware und Vanson Bourne ergeben, dass 40% der befragten Entscheidungsträger in Deutschland befürchten, dass ihr Team nicht konzentriert bei der Arbeit bleibt, wenn es remote arbeitet. Dies deutet auf mangelndes Vertrauen in die Mitarbeiter hin, eine der großen Hürden für mobile Arbeitsplatzkonzepte. Zur Schaffung eines Umfelds des gegenseitigen Vertrauens sollten Führungskräfte jedoch weniger auf Überwachung und Kontrolle setzen, sondern ihre Mitarbeiter – wenn möglich – laufen lassen und ihnen den nötigen Freiraum geben. Eine Studie von JLL zeigt, dass Vertrauen den wichtigsten Faktor für das Engagement von Mitarbeitern darstellt. In einem vertrauensvollen Umfeld sind Mitarbeiter ganz von allein engagierter bei der Arbeit – ohne, dass Kontroll- oder Überwachungsmechanismen notwendig sind. Aus diesem Grund sollte das Management Selbständigkeit fördern und Vertrauen aufbauen und nicht an der Aufrichtigkeit der Angestellten im Home Office zweifeln.

Schritt für Schritt zu ortsunabhängigem Arbeiten

Das Jahr 2020 stellt Unternehmen weltweit vor große Herausforderungen: diese sehen für alle im Großen und Ganzen gleich aus, jedoch gibt es keinen einheitlichen Ansatz. Jede Branche, jedes Geschäftsmodell, jede Organisationsstruktur ist unterschiedlich und benötigt ein maßgeschneidertes Modell, damit ortsunabhängiges Arbeiten auf lange Sicht funktioniert – strategisch und praktisch.  Bestimmte Aufgaben wie das Bedienen einer Maschine, die Betreuung von Patienten oder die Leitung eines Restaurants, erfordern physische Anwesenheit. Aber es gibt auch zahlreiche Tätigkeiten, die keinen festen physischen Standort im traditionellen Sinne erfordern. Diese Umstellung ist keine leichte Aufgabe, daher sollten Unternehmen Schritt für Schritt vorgehen. Positiv zu vermerken ist, dass Technologie nicht länger als Hindernis für mobiles Arbeiten betrachtet wird. Nur jeder dritte Befragte der Vanson Bourne Studie ist der Meinung, dass die IT nicht gut dafür ausgerüstet ist Remote-Arbeit im Unternehmen zu unterstützen und zu verwalten.

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Anforderungen an das Management

Um das Organisationsmodell den neuen Gegebenheiten anzupassen, müssen zunächst bestehende Strukturen und traditionelle Hierarchien aufgebrochen werden. Dies sollte von der Führungsebene mitgetragen werden, doch mehr als ein Viertel der Befragten ist der Meinung, dass die bestehende Management-Kultur mobiles Arbeiten erschwert. Das Management muss umdenken und in vielen Fällen lernen zu akzeptieren, dass Produktivität nicht mit der im Büro verbrachten Zeit gleichzusetzen ist. Natürlich funktioniert das nicht ohne Spannungen, was zu unerfreulichen Geschichten Mitarbeiter-Überwachung führt. Die Videokonferenzsoftware Zoom bietet beispielsweise eine „Attention Tracking“ Funktion, über die der Host einer Videokonferenz die privaten Chats der Teilnehmer mitlesen oder überprüfen kann, ob das entsprechende Fenster wirklich geöffnet wurde. Zudem verzeichnet ein Start-up, das ein Programm zur Bildschirmüberwachung entwickelt hat einen massiven Anstieg der Nachfrage. Eine bemerkenswerte Entwicklung, da eine digitale Totalüberwachung der Mitarbeiter in Deutschland aufgrund der Persönlichkeitsrechte verboten ist.

Tatsächlich fühlt sich mehr als die Hälfte der Befragten zunehmend unter Druck, außerhalb der normalen Arbeitszeiten online zu sein, wenn sie von zuhause arbeiten. Aus diesem Grund wird eine neue Arbeitsetikette, wie zum Beispiel keine E-Mails nach 18 Uhr abends erforderlich sein, um Wohlbefinden und Work-Life-Balance der Mitarbeiter zu gewährleisten. Dies zu ermöglichen, fällt vor allem in den Aufgabenbereich des mittleren Managements. Als Vermittler zwischen dem Top-Management und den Mitarbeiten muss es die vorgegebenen Unternehmensziele mit den Anforderungen des Personals abgleichen und auf eine Linie bringen. Es liegt also an den leitenden Angestellten, individuell auf Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse, wie z.B. die Vereinbarkeit von Arbeit und Familie einzugehen.

Potential für Innovation und Recruiting nutzen

Als nächsten Schritt müssen Unternehmen das Potential des ortsunabhängigen Arbeitens nutzen und ausbauen. Der Produktivitäts-Output ist ein entscheidendes Kriterium für die Chefetage und ein wichtiger Treiber für Veränderungen: Entscheidungsträger sehen eine positive Auswirkung auf das Produktivitätsniveau, Mitarbeiter berichten von verbesserten persönlichen Beziehungen zu ihren Kollegen und, dass sie sich in Videokonferenzen stärker zu Wort melden. Mit den richtigen Tools, Kollaborationsplattformen und Managementstrukturen fühlen sich die Mitarbeiter einbezogen, produktiv und ermutigt ihre Meinung zu äußern.  

Sogar das Recruiting – konfrontiert mit schwierigen Marktbedingungen und virtueller Personalsuche –sieht neue Chancen: Führungskräfte können leichter rekrutiert werden, dies gilt insbesondere für die Einstellung berufstätiger Eltern und Angehöriger von Minderheiten. Da die Suche nach Talenten nicht mehr regional beschränkt ist, besteht die Möglichkeit, dass Unternehmen die Gesellschaft hinsichtlich Vielfalt und Integration besser widerspiegeln. Erstaunlicherweise stimmt ein Großteil der Befragten der Studie zu, dass innovative Ideen jetzt häufiger von verschiedensten Stellen innerhalb des Unternehmens kommen als früher. Wo doch Innovation traditionell stets mit persönlichen Gruppen-Brainstormings verbunden war.

Zeitgemäße Definition von Arbeit

Der dritte und vielleicht wichtigste Schritt besteht darin die vorherrschenden Vorstellungen von Remote- und Vollzeitarbeit zu überdenken. Für viele wird es – oder gibt es bereits – keinen zentralen Ort mehr, der das Unternehmen zusammenhält und von dem die Mitarbeiter überhaupt „remote“ sein können. Mit der Erfahrung mehrfacher Lockdowns wird deutlich, dass sich Mitarbeiter nicht mehr über die Zugehörigkeit zu einem Standort definieren. Ein zentralisiertes Modell um seiner selbst willen ist überholt. Ob zu Hause, im Büro, unterwegs oder mal so, mal so – die Arbeit der Zukunft sollte nicht mehr als „remote“, sondern als verteilt oder ortsunabhängig betrachtet werden. Ein Unternehmen ist kein Objekt, sondern ein Kollektiv, das einerseits auf dem Output und harter Arbeit, andererseits auf dem individuellen Wohlbefinden jedes einzelnen Individuums aufbaut. Dieses menschliche Element der Arbeit ist stärker in den Vordergrund gerückt: Wir haben unsere CEOs in ihren Wohnzimmern gesehen und die Familienmitglieder unserer Kollegen im Hintergrund der Video-Calls kennengelernt.

Jetzt ist es an der Zeit, die geschäftlichen und persönlichen Auswirkungen der dezentralisierten Arbeitsstruktur neu zu bewerten. Bis ein Umdenken in den Köpfen aller Manager und Mitarbeiter tatsächlich stattgefunden hat, ist es noch ein weiter Weg. Es müssen individuelle, flexible Arbeitsmodelle und gegenseitiges Vertrauen geschaffen werden, damit Organisationen in einer neu definierten Arbeitsumgebung weiterhin erfolgreich bestehen können. Zusammen mit einer geeigneten digitalen Grundlage und IT-Infrastruktur, über die Mitarbeiter von sämtlichen mobilen Geräten aus auf die benötigten Anwendungen sicher zugreifen können, sind Unternehmen gut für die Arbeitswelt der Zukunft gerüstet.

Weitere Informationen finden Sie unter https://www.vmware.com/de.html.

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