Robotic Process Automation erfolgreich einführen

Schritt 1: Business Case definieren

Jede erfolgreiche RPA-Initiative beginnt mit einer Bestandsaufnahme der Prozesse, die im Unternehmen bereits implementiert sind. Eine genaue Dokumentation der Prozesse mit allen Varianten und Details ist eine solide Grundlage für die nachfolgende Automatisierung. Bei der Bestandsaufnahme helfen automatisierte Prozesserkennungswerkzeuge, denen auch versteckt ablaufende Systemprozesse und Defizite in der aktuellen Prozesslandschaft nicht entgehen.

Prozesse sind aber nicht die ganze Geschichte. Mindestens genauso wichtig ist es, Feedback von Anwendern und Prozessteilnehmern einzuholen. Mit welchen Abläufen sind die Teilnehmer zufrieden? Wo läuft etwas nicht so, wie es sollte? Ziel von Schritt 1 ist es, eine klare Vorstellung davon zu entwickeln, wo im Unternehmen der Einsatz von RPA sinnvoll ist und Mehrwert für alle Stakeholder generiert.

Schritt 2: Verfeinern und testen

Die Versuchung ist groß, jetzt einfach mit der Automatisierung loszulegen. Aber Vorsicht: Schlechte Prozesse werden durch RPA nicht besser, höchstens schneller. Schritt 2 besteht darin, Prozesse in mehreren Varianten außerhalb des produktiven Betriebs durchzuspielen, um dadurch Optimierungspotenziale zu entdecken und zu realisieren. Empfehlenswert ist, sich zunächst auf kleinere, unkritische Prozesse zu konzentrieren, anstatt gleich zum großen Wurf auszuholen und möglicherweise zu scheitern. Geschäftsunkritische Prozesse, mit denen aber viele Anwender unzufrieden sind, sind die idealen Optimierungskandidaten. Wichtig ist, einen Piloten aufzusetzen, um den optimierten Prozess dann unter realen Praxisbedingungen zu testen.

Schritt 3: Automatisierte Prozesse implementieren

Jeder Workflow beginnt mit einem Prozessziel, das definiert, warum ein bestimmter Vorgang ausgeführt wird und welche Bedingungen erfüllt sein müssen. Ist jeder einzelne Prozessschritt in einem Prozessdiagramm festgelegt und stehen alle nötigen Mitarbeiterrollen fest, erfolgt die Implementierung des Gesamtvorganges als automatisierter, ausführbarer Workflow.

Schritt 4: Mitarbeiter ins Boot holen

Optimierte Prozesse erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und gleichzeitig die Effizienz – nur sollten möglichst viele Mitarbeiter im Unternehmen auch davon wissen. Für die unternehmensweite Einführung entscheidend ist deshalb, Mitarbeiter zu informieren und ihnen zuzuhören. Team-Meetings, eine Feedback-Mailbox oder eine Kontaktperson können helfen, Vorbehalte gegenüber der Automatisierungstechnologie abzubauen und ein besseres Verständnis für die durch RPA realisierbaren Vorteile zu erlangen.

Schritt 5: Prozesse beobachten und KPIs messen

RPA optimiert Workflows, aber die Software-Roboter können sich nicht selbst evaluieren. Schritt 5 besteht darin, den Erfolg der RPA-Initiative zu messen und sich selbst einige grundlegende Fragen zu stellen: Generieren die automatisierten Prozesse in der Praxis den Mehrwert, den man sich von ihnen erhofft hatte? Kommt es zu den geplanten Effizienz-, Zeit- und Einsparungsgewinnen? Gibt es ungeplante Nebeneffekte, die den Erfolg teilweise kompromittieren und sollte der Einsatz gegebenenfalls neu konzipiert werden? Schritt 5, die Erfolgskontrolle, ist nie fertig und abgeschlossen. Sie sollte in Abständen immer wieder durchgeführt werden, auch wenn die Resultate zunächst positiv ausgefallen sind.