Unternehmenswandel: Aus der Krise lernen

Dies ist ein Gastbeitrag von Steven van Tuijl, General Manager Deutschland und Polen bei ADP

Coronapandemie, Home-Office, Digitalisierung – drei Stichworte, die das Jahr 2020 bereits in besonderer Weise prägten. Die rasanten Veränderungen des Alltags, der Arbeitsmethoden und der technischen Möglichkeiten verschieben auch die Rolle von Unternehmen, Führungskräften und HR. Auch wenn deutsche Firmen den Stand ihrer eigenen Digitalisierung mit „befriedigend“, mittelständische Unternehmen sogar nur mit „ausreichend“ bewerten, gibt die digitale Transformation uns die nötigen Tools an die Hand, um während der Pandemie die Produktivität aufrecht erhalten zu können und weist den Weg in die Zukunft.

Veränderte Arbeitspraktiken

Vielerorts wird – längst überfällig – erkannt, wie viel mobil möglich ist und mobiles Arbeiten wird in den Arbeitsalltag integriert. 54 Prozent der Betriebe erwarten eine dauerhafte Zunahme der Arbeit im Home-Office. In der Tat werden Teams durch digitale Tools flexibler, agiler, mobiler und können vorausschauender handeln. Wenn die Arbeitszeit erfasst wird und die Arbeitszeiten grundsätzlich flexibel sind, können traditionelle Arbeitspraktiken, wie der Arbeitsbeginn um neun Uhr oder der Feierabend um 18 Uhr, beeinflusst und verschoben werden. Positive Erfahrungen mit Home-Office haben das Vertrauen in die Mitarbeiter gestärkt und die Idee untermauert, dass Produktivität nicht zwingend von Uhrzeit und Standort abhängig ist. Digitale Tools und die Pandemie-Erfahrungen werden sich eventuell auch auf den Wunsch der 4-Tage-Woche auswirken, die sich im Jahr 2019 bereits 56 Prozent der Arbeitnehmer wünschten. Human Capital Management Systeme vereinfachen die Umsetzung einer 4-Tage-Woche für Mitarbeiter und HR – aber die Möglichkeit der Umsetzung allein führt nicht dazu, dass Teams dies in Anspruch nehmen, dafür bedarf es einer Änderung der Einstellungen sowohl von Unternehmen als auch von Mitarbeitern. Denn im Jahr 2020 berichteten laut der Workforce View Studie 9 Prozent der Arbeitnehmer, dass flexibles Arbeiten negativ beurteilt wird und sie sich bei Nutzung flexibler Arbeitsvereinbarungen schuldig fühlen.

Virtuelle Vernetztheit anstatt analoger Treffen?

Viele Unternehmen kommunizierten die Bereitschaft, Büroräume aufzugeben und Geschäftsreisen auch in Zukunft zu reduzieren oder zu streichen. Ganze 69 Prozent der Geschäftsreisen wurden seit März durch virtuelle Meetings ersetzt und nur 16 Prozent der persönlichen Treffen fand statt. Neben allgemein positiv zu erachtenden Effekten wie Umweltschonung, Zeit- und Kosteneinsparungen, würde die dauerhafte Reduzierung von Büroräumen und Geschäftsreisen für HR die flächendeckende Nutzung von digitalisierte(re)n Arbeitsabläufen bedeuten, mehr virtuelle Meetings und virtuelle Führung. Auch in den Köpfen müsste sich einiges ändern: Wo vorher durch persönliche Treffen ein Gefühl von Nähe und Vertrautheit aufgebaut werden konnte, tritt nun die Kontaktknüpfung und -pflege über virtuelle Kommunikationstechnologien. Dies will gelernt sein und wird mitunter auch durch technische Probleme erschwert. Beispielsweise bedarf es bei Präsentationen über Zoom, Teams etc. eine genauere Absprache, wer wann einzusetzen hat, da die non-verbale Kommunikation fehlt. Generell wird die Strukturierung in Konferenzen wichtiger, damit nicht alle durcheinanderreden. Aber auch zwischenmenschlicher Austausch kann über Chats und virtuelle Räume stattfinden. Da die Präsenzpflicht nach der Pandemie in vielen Branchen aller Wahrscheinlichkeit nach reduziert wird, ist es höchste Zeit, dass sich Unternehmen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den technischen Möglichkeiten vertraut machen.

Gleichzeitig bietet diese Entwicklung der Belegschaft die Chance, eine bessere Work Life Balance zu erzielen. HR, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sollten aber darauf achten, dass dies nicht nach hinten losgeht und durch die schlechtere Trennung von Beruf und Privatleben mehr Überstunden gemacht werden. Über die Hälfte der Mitarbeiter gab 2019 an, unbezahlte Überstunden zu leisten. Digitale Erfassungstools bieten hier Transparenz für Mitarbeiter und Unternehmen. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können ihre Stunden zentral und überall einsehen, dadurch ihre Arbeitszeiten einfacher flexibel auf ihre Bedürfnisse anpassen, ohne den Überblick zu verlieren. Es wird dokumentiert ob und wie viel Mehrarbeit geleistet wird. Vorgesetzte können dann die Zeiten einsehen und möglicherweise agieren.

Einstellungssache

Die Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung von (dauerhaftem) Home-Office und weniger Geschäftsreisen bildet ein Kulturwandel in der Arbeitswelt und damit einhergehend ein anderer Führungsstil – beides Hand in Hand mit der digitalen Transformation. Führen aus der Distanz erfordert mehr Vertrauen und beständige Kommunikation. Leistung wird nicht mehr nach Präsenz bemessen, sondern nach Ergebnis. In der HR war dies bereits vor der Pandemie Usus, denn eine Gehaltsabrechnung wird entweder korrekt erstellt oder nicht, es gibt kein „Dazwischen“ und die reine Anwesenheit zählt hier beispielsweise nicht. Virtuelle Geschäftstreffen mit Geschäftspartnern erfordern eine gute Vor- und Nachbereitung, „informelle“ Gespräche, die Vertrauen fördern, können über Chats und Videotelefonate geführt werden. Als HR-Experte muss man jedoch den Spagat schaffen: Manche Mitarbeiter finden Home-Office für sich gut, andere schlecht und die nächsten lehnen es sogar für alle ab, weil sie gerne das ganze Team im Büro beisammenhaben. Gleichermaßen bevorzugen einige Manager den direkten Kundenkontakt zur Verbesserung der Geschäftsbeziehung, andere schätzen die Vorteile der virtuellen Alternativen. Sobald die Gesundheitssituation dies zulässt, kann die HR-Abteilung auf die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingehen und Mischformen aus Home-Office und Büro anbieten oder Geschäftsreisen nach genauer Prüfung und Abwägung ermöglichen. Die Workforce View 2020 belegt, dass 83 Prozent der deutschen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor der Krise optimistisch auf ihren Job in den kommenden fünf Jahren blickten. Ziel ist es, dass genauso viele oder noch mehr gestärkt aus der Krise hervorgehen. Die Arbeitswelt sollte die aktuellen Entwicklungen und veränderten Verhaltensweisen daher nicht nur als Kurzschlussreaktion auf die Coronapandemie sehen, sondern die Krise nutzen und die längerfristigen Chancen für die Zukunft erkennen.

Über den Autor:

Steven van Tuijl ist General Manager Deutschland und Polen bei ADP. Steven kam 2011 zu ADP als Director Customer Services in der Schweiz. Danach war er verantwortlich für Implementierung, Customer Services und Business Development für die Region Spanien, Portugal, Polen und die Schweiz. Im Jahr 2014 zog Steven mit seiner Frau und Kindern nach Deutschland um, wo er zuerst den Bereich Implementierung und danach Customer Services leitete. Im Februar 2016 wurde Steven zum Vorsitzenden der Geschäftsführung der ADP Deutschland ernannt. Steven hat über 20 Jahre Berufserfahrung im Vertrieb und in unterschiedlichen kundenbezogenen Positionen in den Niederlanden, der Schweiz und in Deutschland gesammelt und war vor seinem Eintritt bei der ADP 5 Jahre im Executive Recruitment bei Michael Page tätig. Er spricht Englisch, Deutsch, Niederländisch und Französisch.

Weitere Informationen unter:
www.adp.com/de