Die Zukunft der Geschäftsreisebranche liegt in der Digitalisierung
Die weltweite Corona-Pandemie war für die globale Reisebranche ein Einschnitt, wie es ihn wohl nie zuvor gab. Social Distancing, Lockdowns und Grenzschließungen reduzierten Reisen auf ein absolutes Minimum. Die Welt stand still. Was jetzt? Eine ganze Branche steht am Wendepunkt, gewissermaßen eine neue ,,Stunde Null”. Wenn Corona eines deutlich gemacht hat, dann dass die klassische, nicht-digitale Reisebranche nicht in der Lage ist, agil auf Krisen zu reagieren und infolgedessen dauerhaft verschwinden wird. Es ist nicht die Frage ob, sondern wann vollständig digitalisierte, automatisierte Lösungen zum Standard avancieren werden.
Alles auf Anfang?
195,4 Millionen Geschäftsreisen haben die Deutschen im Jahr 2019 getätigt – ein Rekordwert! Insgesamt beläuft sich das Marktvolumen damit auf 55,3 Milliarden Euro[1]. Davon kann heute keine Rede mehr sein: Corona hat die Reisetätigkeit 2020 stark beeinträchtigt. Erst 2022 ist eine weitgehende Erholung des Geschäftsreisemarkts zu erwarten. Experten rechnen damit, dass zu diesem Zeitpunkt wieder 80 Prozent des Vor-Corona-Niveaus erreicht werden. Sicherlich werden auch weiterhin Meetings und Konferenzen remote durch Videocalls durchgeführt werden, aber es ist illusionär zu glauben, man könne ganz auf Geschäftsreisen verzichten.
Bürostuhlrechnung statt Taxi-Beleg
Natürlich verändert Corona dennoch die Branche. Auch für das Geschäft von Lanes & Planes hatte der Lockdown sowie die europäischen Grenzschließungen Konsequenzen für die Reisetätigkeit der Kunden. Die oberste Priorität lag daher von Anfang an darauf, zum einen keine Mitarbeiter entlassen zu müssen und zum anderen, mit den meist mittelständischen Kunden, zu 100 Prozent transparent zu kommunizieren. In der Krise machte sich vor allem die Entscheidung bezahlt, kein reines Transaktionsmodell zu verkaufen: Mit dem Lizenzmodell von Lanes & Planes war eine solide Basis gegeben, sodass die Kunden weiterhin vom Belegmanagement der Plattform profitieren konnten. Aus Taxi- und Gastronomiebelegen wurden dann Druckerkosten-Belege oder ein Bürostuhl-Beleg für die Einrichtung des Home Office. Außerdem lag die Reisetätigkeit zu keinem Zeitpunkt komplett bei Null.
Geschäftsreisen bleiben – sogar während der Krise
Über 80 Prozent der über Lanes & Planes gebuchten Reisen finden innerhalb Deutschlands statt, 90 Prozent innerhalb der EU. Viele denken bei Geschäftsreise ja immer sofort an Business Class nach New York, obwohl der Markt in Deutschland noch nie so aussah. Unsere eigenen Studien decken sich da mit den Ergebnissen der VDR Geschäftsreiseanalyse 2020, derzufolge nicht einmal 20 Prozent der Geschäftsreisen ins Ausland gehen. So stand das Geschäft nie völlig still, da gerade innerdeutsche und innereuropäische Reisen stets nur in Teilen eingeschränkt waren.
Agilität in der Krise
Krisen sind starke Katalysatoren: Nach der Krise ist in der Regel wenig wie zuvor. Auch der Geschäftsreisemarkt wird durch Corona konsolidiert. Für digitale Anbieter bedeutet der Wegfall traditioneller Geschäftsreisebüros vor allem potentielles Neukundengeschäft. Selbst wenn die Branche bis 2022 nur auf 80 Prozent des Vor-Corona-Niveaus kommt, sind auf dem Markt deutlich weniger Konkurrenten bei mehr Unternehmen. Im Kern ist die Geschäftsreisebranche damit noch immer im Wachstum begriffen – zumindest für anpassungsfähige, digitale Unternehmen.
Ziel: vollständige Automatisierung
Vor allem digitale Unternehmen tragen die Agilität in ihrer DNA . Für Lanes & Planes war von Beginn der Corona-Pandemie klar, nicht stillzustehen und zuzuschauen, sondern die veränderten Faktoren aktiv zu nutzen, um die Prozesse weiter zu digitalisieren. Bei seiner Gründung 2017 ist Lanes & Planes mit der Mission angetreten, Geschäftsreisen und alles was dazu gehört zu digitalisieren. Die Idee lässt sich gut zusammenfassen als “High touch, Low touch, No touch”: Geschäftsprozesse, die viel manuelle Interaktion erfordern (high touch) werden im ersten Schritt teilautomatisiert (low touch) und damit die Fehleranfälligkeit reduziert. Beispielsweise werden dem Travel Agenten bestimmte automatisch erkannte Auswahloptionen vorgeschlagen. Im finalen Schritt wird dann versucht auch die letzte manuelle Interaktion komplett zu entfernen (no touch), oder diese auf die Bereiche zu reduzieren, wo sie auch für den Kunden wertstiftend und nicht nur kostentreibend sind. Dazu gehört zum Beispiel der Kundensupport am Telefon. Auch das Belegmanagement wurde auf ein low touch Level geführt. Gerade dies war wichtig, denn Belege gibt es immer – auch im Lockdown. Inzwischen ist Lanes & Planes keine reine Travel-Plattform mehr, sondern Kunden nutzen auch ausschließlich die SaaS-Lösung für ihr Belegmanagement. Mit diesem kann die sachliche Prüfung von Auslagen und Spesen vorgenommen und geprüft werden, noch bevor sie in ein ERP System überführt wird.
Für Umsatz und Umwelt – Let’s get digital!
Verweigerer der Digitalisierung fragen oft, für wen dieser ganze Wandel eigentlich sinnvoll ist. Die Antwort: Für alle! Die Digitalisierung ist eine riesige Chance, nicht nur für den Umsatz von Unternehmen, sondern für unser aller Umwelt. Aus der Feder eines CEO eines SaaS-Start-Ups zur Digitalisierung von Travel- und Beleg-Management klingt das vielleicht erstmal ironisch, aber es ist ganz ernst gemeint. Neben der Corona-Krise wird vor allem der fortschreitende Klimawandel einen enormen EInfluss darauf haben, wie Unternehmen über ihr Arbeits- und Reiseverhalten denken. Es wird mehr digitale Meetings geben, Geschäftsreisen werden kürzer oder gebündelt. Und das ist gut so! Warum? Weil mit verringerten Kosten die Bereitschaft zum nachhaltigen Reisen steigt. Bei den Kunden von Lanes & Planes ist dies seit Langem erkennbar, weshalb inzwischen komplett CO2-neutrales Reisen angeboten wird.
Sparen, damit grünes Reisen finanzierbar ist
Wie hoch die jeweilige Kostenersparnis liegt, ist individuell. Man kann aber davon ausgehen, dass die Einsparungspotentiale von Geschäftsreisebuchungen mit digitalen Tools bis zu 30 Prozent sind. Diese setzen sich aus verschiedenen Säulen zusammen. Da wäre zum einen die Schaffung von Transparenz in allen Teilschritten der Reisebuchung, sowie qualifizierte Analysen der Geschäftsreisetätigkeit eines Unternehmens. So ist zu jeder Zeit ersichtlich, wo Einsparungen erfolgen können. Ein zweiter Kostenfaktor sind Prozesskosten, also die Zeit, die ein Mitarbeiter normalerweise für die Planung seiner Geschäftsreise benötigt. Wer den Verwaltungsaufwand (Arbeitszeit der Mitarbeiter) durch vollkommen digitale Prozesse auf ein Minimum reduziert, kann weitere Kosten sparen.
Der größte Kostenpunkt einer Reisebuchung ist und bleibt aber die Buchung des Transportmittels sowie der Unterkunft. Hier können digitale Anbieter ihren Kunden dank größerer Anbindung an Portale, Webseiten, Reservierungssystemen & Direktschnittstellen das jeweils beste und preisgünstigste Angebot für Ihre komplette Geschäftsreise anbieten. Unternehmen sparen also mit digitalen Tools bis zu einem Drittel ihrer Reisekosten. Und wie helfen diese Kostenersparnisse nun der Umwelt? Indem man die Reisen klimaneutral macht. Lanes & Planes berechnet dem Mitarbeiter bzw. Unternehmen seinen CO2-Fußabdruck und visualisiert, wo Einsparungen getroffen werden können (Zug statt Flugzeug etc.). Seit der Partnerschaft mit ClimatePartner werden die bei einer Reise anfallenden CO2-Emissionen durch die Unterstützung verschiedener Klimaschutzprojekte ausgeglichen. Die so erreichte Klimaneutralität wird durch CO2-Reportings und Urkunden bestätigt. Wir alle haben eine Verantwortung und ein Interesse, den Klimawandel zu stoppen – da muss sich auch gerade die Reisebranche an die eigene Nase fassen und schleunigst etwas tun!
Früher war alles besser? Garantiert nicht!
Geschäftsreisen wird es auch in Zukunft geben. Das klassische Reisebüro mit reinem Transaktionsmodell hat jedoch de facto ausgedient. Es war noch kein Unternehmer gut damit beraten, gegen die Wünsche der Kunden zu handeln. Denn wenn ich als Kunde bares Geld und kostbare Zeit sparen kann, warum sollte ich mich selbst mit langen komplexen Prozessen geißeln, die mir am Ende noch nicht einmal das beste Ergebnis bieten? Und digitale Lösungen bieten mehr als nur Reisebuchungen. Sie können perfekt auf Kunden zugeschnitten werden und erlauben einen Komplettservice von A bis Z. Es wird Zeit, in die Zukunft zu investieren. Es ist Zeit das Reisen zu digitalisieren!
Über den Autor
Dr. Veit Blumschein ist Co-Founder und Geschäftsführer von Lanes & Planes, dem 2017 in München gegründeten SaaS-Start-Up zur Digitalisierung von Travel- und Beleg-Management. Zuvor gründete er das Reisevergleichsportal fromAtoB, welches 2017 erfolgreich akquiriert wurde. Anstoß zur Gründung von Lanes & Planes war die persönliche Erkenntnis, wie zeit- und kostenaufwendig die Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen ist. Blumschein promovierte an der RWTH Aachen in BWL (rer. pol.) mit Vertiefung Entrepreneurship. Als Vater eines einjährigen Sohnes lag ihm von Beginn an am Herzen, ein möglichst klimafreundliches Angebot an Geschäftsreisen zu ermöglichen.
