Viel unterwegs und trotzdem viel erledigt – Tipps fürs mobile Arbeiten

Frankfurt am Main — 24. Oktober 2018. Sie tun es am Strand, im ICE und im Co-Working-Space: Menschen arbeiten überall da, wo es einen Internetanschluss gibt. Laut Global Mobile Workforce Forecast von Strategy Analytics werden im Jahr 2022 weltweit fast 1,9 Milliarden Menschen mobil arbeiten. Das entspricht 42,5 Prozent aller Beschäftigten weltweit. Und wie sieht es in Deutschland aus? Bereits 2016 ermöglichten hierzulande 61 Prozent der Unternehmen zumindest einem Teil der Belegschaft das Arbeiten unterwegs mit einem mobilen Internetzugang über ein tragbares Gerät, meldete das Statistische Bundesamt.

Die Gründe für die mobile Arbeit sind dabei sehr unterschiedlich: Flexiblere Zeiteinteilung, Familie und Beruf besser unter einen Hut bringen, Reisezeiten effizienter nutzen. Doch was brauchen mobile Arbeiter wirklich, um unterwegs oder zu Hause effizient arbeiten zu können? Die New Work Experten von DocuSign haben ihre besten Tipps gesammelt.

1. Raum für die Arbeit schaffen
Das Home-Office dient der Arbeit. Diese Fokussierung gelingt am besten in einem abgeschlossenen Bereich, idealerweise einem eigenen Raum. Aber auch eine Stellwand kann ausreichen, um einen Raum im Raum zu bilden. Wer viel Sprach- und Video-Kommunikation nutzt, sollte eine Ausstattung wählen, die keinen unerwünschten Hall erzeugt. Wer häufiger Videokonferenzen führt, sollte für eine ausreichende, aber nicht zu grelle Beleuchtung sorgen – und für Ordnung im Blickfeld der Kamera.

2. Ergonomie zahlt sich aus
Ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz ist im Home-Office genauso wichtig wie am Unternehmensstandort. Damit der Kopf über die volle Distanz eines Arbeitstages sein Bestes geben kann, sind ein geeigneter Bürostuhl und Schreibtisch ein Muss. Ein Stehpult kann für Abwechslung in der Arbeitshaltung sorgen. Weitere wichtige Faktoren für ein gesundes, leistungsförderndes Arbeitsumfeld sind eine geeignete Beleuchtung, angenehme Temperaturen und Ruhe.

3. Hochwertige Technologie ist kein Luxus
Im Detail unterscheiden sich die Anforderungen an die technische Ausstattung des Heimarbeitsplatzes je nach Aufgabe des Benutzers. Doch in der Regel erwarten Arbeit- und Auftraggeber von jedem Heimarbeiter erstklassige Ergebnisse. Entsprechend sollten die eingesetzten Werkzeuge folgende Anforderungen erfüllen:

• PC oder Laptop: neben Rechenleistung und Speicherplatz für alle erforderlichen Anwendungen ist eine geräuscharme Kühlung wichtig.
• Bildschirm: Augenfreundlich muss er sein, mit hoher Auflösung und Platz für mehrere parallel geöffnete Programme. Wer viel unterwegs ist und deshalb ein Laptop mit kleinem Display nutzt, sollte sich zusätzlich einen großen Bildschirm am Arbeitsplatz gönnen.
• Tastatur: Klappern geht gar nicht. Aber auch eine dämpfende Unterlage ist wichtig bei Telefon- oder Videokonferenzen.
• Maus: Ergonomie hat Vorrang vor Design. Wer einmal einen „Mausarm“ hatte, weiß warum.
• Internetverbindung: Schnell, sicher und stabil, mit mindestens 50 MB/s.
• W-LAN: Leistung und Sicherheit sind ebenso wichtig wie einfache Handhabung.
• Telefonanschluss: Mobilteil, Headset und Business-Funktionen wie Weiterleiten, Konferenzschaltung und Lauthören sind Standards, die auch ein Softphone auf dem PC erfüllen sollte.
• Drucker: Moderne Multifunktionsgeräte für Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen arbeiten nicht nur geräuscharm, sondern auch ressourcenschonend.
• Software: Professionelle Office-Anwendungen sind für die meisten Tätigkeiten unverzichtbar. Und als Cloud-Service lassen sie sich einfach bereitstellen und verwalten.

4. Elektronische Signatur beschleunigt Abläufe
Ohne Dokumente keine Geschäftsprozesse. Auch Heimarbeiter müssen Anträge, Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, Stellungnahmen, Gutachten, Verträge oder Policen verfassen, ändern, verarbeiten und speichern. Dafür nutzen sie die unterschiedlichsten Anwendungen und Formate. Rechtsgültig sind diese Dokumente nur mit Unterschrift. Eine Lösung zum Signieren digitaler Dokumente gehört deshalb zur Grundausstattung im Home-Office. Mit elektronischen Signaturen wie der von DocuSign können Dokumente so schnell und einfach wie eine E-Mail rechtskräftig unterzeichnet und versendet werden – auch mit mobilen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone.

5. Digitale Zusammenarbeit braucht Persönlichkeit
Gute Zusammenarbeit basiert auf gegenseitigem Vertrauen. Home-Office-Arbeiter sollten deshalb ihre Profile auf Plattformen für die Web-basierte Zusammenarbeit mit Fotos und Angaben zur Person versehen. In Foren oder Team-Rooms kann man neben beruflichen Informationen auch Urlaubserfahrungen austauschen und so die räumliche Distanz zu den Kollegen mit etwas mehr Persönlichkeit überbrücken.

6. Klare Regeln fördern das Miteinander
Ineffiziente Online-Meetings schaden nicht nur dem Image des Home-Office-Modells, sondern auch dem Erfolg verteilt arbeitender Teams. Vor allem Mitarbeiter, die überwiegend zu Hause arbeiten, sollten deshalb durch vorbildliches Verhalten einen positiven Eindruck vermitteln und die Produktivität des Teams fördern. Dabei helfen einige einfache Regeln:

• Pünktlichkeit ist Pflicht
• Nebentätigkeiten sind tabu
• Ergebnisse werden dokumentiert
• Arbeitszeit und Erreichbarkeit sind verbindlich geregelt

7. Ohne Sicherheit und Datenschutz geht nichts
Sicherheit und Datenschutz sind ein Muss. Die Vorschriften der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelten im Home-Office genauso wie an jedem anderen Arbeitsplatz. Zu den wichtigsten Standards gehören Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Speicher, Virenschutz, Firewall und Mehrfach-Authentifikation. Hinzu kommen regelmäßige Updates und Patches des Betriebssystems und aller anderen Programme. Kennwort-Authentifizierung gegen unbefugte Nutzung für alle Endgeräte ist ebenso selbstverständlich wie regelmäßige, automatisierte Backups.

8. Vorsorge sichert Geschäftsabläufe
Ohne funktionierende Hard- und Software ist die Arbeit im Home-Office unmöglich. Was passiert, wenn Geräte oder Anwendungen ausfallen, sollte daher schon bei der Planung berücksichtigt werden. Garantieverlängerungen und Business-Support-Verträge helfen, im Fall der Fälle schnellstmöglich wieder einsatzbereit zu sein.

9. Kommunikationszentrale
E-Mail, Voice-Mail, Textnachrichten, Instant Messaging – die Bandbreite und Vielzahl der Nachrichten, die wir unterwegs erhalten und absetzen, ist immens. Riesig ist auch die Anzahl der verfügbaren Apps für die unterschiedlichen Kommunikationskanäle. Damit die Vielfalt nicht zum Problem wird, ist es gut, ein Tool zu nutzen, das die Fokussierung auf die Zusammenarbeit in Teams und Projekten unterstützt. Das tun Apps wie Slack oder Microsoft Teams, indem sie webbasierte Kommunikation per Gruppenchat, Direktnachricht oder Sprachanruf unterstützen. Darüber hinaus organisieren sie Gruppen und Content in einem Hub oder Workspace so, dass sich bestimmte Inhalte ebenso schnell finden lassen wie der Überblick über den Status eines Projekts.

10. Cloud-Speicher
Unterwegs kommen uns oft die besten Ideen. Ein Plakat, ein lustiger Zwischenfall am Nachbartisch im Café, ein Sonnenaufgang am Meer. Dumm nur, wenn dann plötzlich ein Anruf kommt und man vergisst, die geleistete Arbeit abzuspeichern. Oder die Datei zwar gespeichert ist, aber der Laptop plötzlich runterfährt, weil er keinen Strom mehr hat. Wer einen Cloud-Speicher wie One-Drive oder Google Drive nutzt, kann in solchen Fällen einfach mit Tablet oder Smartphone an seiner Idee weiterarbeiten. Selbst wenn das Endgerät defekt ist, bleiben die Daten verfügbar. Und darüber hinaus ist das Speichern von Dateien in der Cloud eine einfache und sichere Methode, sie mit Kollegen oder Kunden an anderen Standorten zu teilen.