Teamwork im HomeOffice
Videokonferenzen und Messenger erleichtern die Zusammenarbeit im HomeOffice. Für echtes Teamwork muss aber auch die Arbeitsorganisation stimmen.
*von Kiki Radicke
In der IT-Branche kennzeichnen extrem dynamische Projekte das Geschäft, agile Methoden prägen die tägliche Arbeit. Mit dem Corona bedingten „Lockdown” mussten in vielen Unternehmen bewährte Abläufe und Methoden auf die neue „Situation Home Office” übertragen werden. Beim Managed Cloud Solution Provider Adacor haben Personalabteilung und Technical Operations Team (TOP) eng zusammengearbeitet, um Kommunikation, Arbeit und Umgang für alle möglichst angenehm und effektiv zu gestalten. Was funktioniert gut? Was hat sich verändert? Zeit für ein Fazit.
Videokonferenzen als Mittel der Wahl
Als klar wurde, dass die Mitarbeitenden ins HomeOffice umziehen müssen, hat das Technik-Team von Adacor analysiert, wie die Rituale des agilen Arbeitens am besten an den Arbeitsplatz zu Hause übertragen werden können. Im Büro traf sich das Team immer morgens zu einem Daily, dass alle präzise und schnell auf Stand bringt. Diese Runde dauert nie länger als eine Viertelstunde. Jetzt findet die Morgenrunde via Videokonferenz statt und alle nehmen sich etwas mehr Zeit. Zusätzlich kommt das Team nachmittags per Videokonferenz zu einem weiteren Daily zusammen, da die kurzen Updates, die sonst mit einem Sprung ins Nachbarbüro erledigt werden, aktuell entfallen. Zwei Dailys am Tag wurden nötig, da sich Projekte in den Technik- und Entwicklungsabteilungen im Laufe des Tages schnell verändern können.
Videokonferenzen benötigen Disziplin
Bei den Videokonferenzen genießt der Schutz der Privatsphäre höchste Priorität. Es gilt als Sache des Vertrauens, dass niemand vom Team Daten, Bilder oder Videos aus einem Meeting veröffentlicht. Von Konferenzen werden keine dauerhaft offen verfügbaren Bilder oder Videos produziert.
Videokonferenzen bieten dem Technik-Team viele Vorteile gegenüber E-Mails, Chats oder Telefonkonferenzen. Eine Telefonkonferenz mit mehr als vier Teilnehmenden, so zeigt die Erfahrung aus Vor-Corona-Zeiten, wird schnell anstrengend und unübersichtlich. Wer spricht gerade? An wen wendet er oder sie sich? Wann ist ein Statement abgeschlossen? Solche Runden stockten häufig oder zogen sich unnötig in die Länge. Im Video kann jeder sehen, wie sein Gegenüber auf Gesagtes reagiert. Die menschlichen Zwischentöne, die Mimik und Gestik vermitteln, machen eine Unterhaltung lebendig und verständlicher. Häufig klingt schriftlich formulierte Kritik weitaus härter als gemeint. Videokonferenzen verhindern, dass nichts „Unausgesprochenes“ zwischen den Teammitgliedern steht und sich alle weiter gut verstehen.
Rituale helfen bei der Kommunikation
Videokonferenzen erfordern allerdings mehr Disziplin als normale Gespräche. Deshalb hat das Technology Operations Team organisatorische Rituale entwickelt:
- Jeder, der einen Wortbeitrag leisten will, signalisiert dies kurz per Handzeichen. Fallen sich Teilnehmende einer Videokonferenz ins Wort, wird die Verständigung schwierig. Das hat nicht nur etwas mit Höflichkeit, sondern auch mit der leichten Sprachverzögerung der Übertragung zu tun.
- Es bietet sich an, Meetings zu moderieren. Das bringt Rhythmus ins Gespräch. Die Moderatoren sollten nach jedem Meeting ein Protokoll schreiben, sodass alle Teammitglieder die Details nochmal nachlesen können.
- Pünktlichkeit ist bei Videokonferenzen oberstes Gebot. Wenn jemand einen Termin nicht einhalten kann, sollte sie oder er dies zuvor über den vom Unternehmen genutzten Instant-Messaging-Dienst mitteilen. Nachfolgende Teilnehmende an Online-Meetings sind ein großer Störfaktor.
- Im Homeoffice kann man Respekt vor seinen Kolleginnen und Kollegen bekunden, indem man Arbeit und Freizeit trennt. Die Wohlfühlklamotten sollte man sich erst nach Feierabend überstreifen.
Bei der konkreten Ausgestaltung von Videokonferenzen sollten feste Regeln gelten, die teamweit beachtet werden müssen.
Kiki Radicke schreibt über die konkrete Ausgestaltung des HomeOffice und bewährte Techniken zur Organisation.
Wissensaustausch im Chat
Im Büro lassen sich Details von den Arbeitsprozessen der Einzelnen durch die räumliche Nähe vermitteln. Im HomeOffice bleiben immer einige Teammitglieder außen vor. Das Technik-Team tauscht sich daher über die Chat-App RocketChat aus. Diese bietet verschiedene Funktionen und Hierarchieebenen zur Kommunikation. Einzelne Projekte sind im Team-Channel nachvollziehbar. Für umfangreichere Fachdiskussionen hat das Team mit den Funktionen „Threads“ und „Discussions“ experimentiert. Damit wird der Team-Channel nicht mit zu vielen aktuellen Informationen belastet.
Den Informationsstand immer aktuell halten.
Dabei hat sich herauskristallisiert, dass für die Bedürfnisse des Technik-Teams „Discussions“ besser geeignet sind als „Threads“. Bei „Discussions“ handelt es sich um Unterkanäle, welche die Berechtigung des übergeordneten Channels erben und deren Erstellung auf dem übergeordneten Kanal angekündigt wird. „Threads“ existieren auf demselben Channel. Sie verbessern zwar die Antwortaktionen, werden aber stets in der Seitenleiste angezeigt. „Discussions“ bieten mehr Übersichtlichkeit. Die entstehenden Verläufe werden regelmäßig gelöscht. „Discussions“ über RocketChat haben sich als das ideale Mittel zum Wissensaustausch bewährt.
Konkrete Regeln unterstützen das Remote-Arbeiten
Um das Remote-Arbeiten im Team angenehm und effizient für alle zu gestalten, ist ein Regelwerk die beste Voraussetzung. Dort wird definiert, wie Rituale des agilen Arbeitens sinnvoll vom „normalen“ Arbeitsalltag an den Arbeitsplatz zu Hause übertragen werden. Videokonferenzen und Instant-Messaging-Dienste haben sich als gute Methoden erwiesen, um die Kommunikation aufrecht zu erhalten und Projektprozesse effektiv zu gestalten. Videokonferenzen lassen sich mit Disziplin und einigen technischen Tricks optimieren – zum Beispiel mit Pünktlichkeit, einer guten optischen Ausrichtung der Teilnehmenden, Moderatoren und dem gezielten Ausführen der Mute-Funktion. Instant-Messaging-Dienste ermöglichen eine Strukturierung der Teams in Bezug auf gemeinsame Projekte und die Kategorien des Informationsaustausches. Kanäle, Diskussionen und Threads können je nach Bedarf individuell auf eine Teamstruktur und Bedürfnisse der Kommunikation ausgerichtet werden. Grundsätzlich gilt: Lieber zu viel als zu wenig kommunizieren! So sind alle Teammitglieder immer up-to-date und niemand wird in seinem HomeOffice abgehängt.
Lieber zu viel als zu wenig kommunizieren!
Nach mittlerweile mehr als drei Monaten kann Adacor ein fundiertes Resümée ziehen und das lautet: Remote Work im HomeOffice funktioniert und das Arbeiten im Team kann auch auf diese Weise realisiert werden. Allerdings klappt das Ganze nur mit entsprechenden Tools und vor allem einem Rahmen für das Miteinander.
Über die Autorin
*Kiki Radicke ist Leiterin des Bereichs People Operations bei Adacor (https://www.adacor.com/). In ihrer Verantwortung liegen das Employer Branding und Recruiting sowie die Entwicklung von Maßnahmen im Feelgood Management und der Corporate Social Responsibility. Außerdem ist sie im Vorstand des gemeinnützigen Vereins MedienMonster tätig, der sich der Förderung von Medienkompetenz bei Kindern und Jugendlichen verschrieben hat.
Weitere Informationen unter:
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