Page 30 - TREND REPORT November 2018
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30 New Work | November 2018
TREND REPORT
erst kürzlich durch Amazon. Bereits im Jahr 2014 hat Amazon in den USA eine Software entwickelt, die mittels künstlicher Intelligenz ein Ranking der eingegangenen Bewerbungen erstellen sollte. Jetzt kam heraus, dass der Be- werbungsroboter Frauen diskriminier- te – allerdings wohl nicht absichtlich. Krzywdzinski hält die Fragen des Be- schäftigtendatenschutzes und der Leis- tungskontrolle daher für besonders kri- tisch. Hier sei die Rolle der Mitbestim- mung zu verteidigen und unter Umständen auch zu stärken.
Ob Daten dann tatsächlich die richtigen Ergebnisse liefern, lasse sich an den Kennzahlen ablesen, wie Ni- cholas Phillips, Associate Editor bei Avature, in einem seiner Blog-Beiträge schreibt. Bisher seien dies beispielswei- se die Kosten sowie die Dauer für eine Neubesetzung gewesen. Hinzu kämen nun noch die Messung der Zufrieden- heit des Hiring Managers sowie die Konversionsraten. Beides könnte über Daten ermittelt werden. Was die Schnittstellen der einzelnen Systeme betri t, so sagt  omas Zellmann, Ge- schäftsführer der PDF Association: „Grundsätzlich ist die Bedeutung von Standards in der IT-getriebenen Ge- schäftswelt gestiegen. Sie sorgen dafür, dass unterschiedliche Systeme oder Plattformen nahtlos Informationen austauschen können.“ Künftig würden Standards entscheidend sein, damit Unternehmen die digitale Transforma- tion ganzheitlich umsetzen können. Zellmann weiter: „Hier spielt das PDF-Format eine wichtige Rolle, denn Prozesse produzieren Dokumente wie Angebote, Bestellungen, Auftragsbe- stätigungen, Eingangsbestätigungen bis hin zu Rechnungen, die in der Re- gel im PDF-Format vorliegen.“
Was die prinzipielle Entwicklung im HR-Bereich betri t, so merkt Lell an, dass Prognosen schwierig seien, die Disruption durch künstliche Intelli- genz im HR-Bereich stehe derzeit noch ganz am Anfang. Somit ergeht es ihr ähnlich wie vielen anderen Unterneh- mensbereichen.
#NewWork #Automatisierung #künstlicheIntelligenz
Basis für den Digital Workplace
Gastbeitrag von Thomas Zellmann, Geschäftsführer der PDF Association
Immer mehr Unternehmen sind da- bei, Abläufe zu digitalisieren. Was sie oft vernachlässigen, sind ihre Dokumente. Dabei bilden gerade sie das Fundament eines digitalen Hauses. Besteht das Fundament aus Papierakten oder veralteten Datei- formaten, dann bauen diese Unter- nehmen sprichwörtlich auf Sand.
Digitale Dokumente beschleunigen Abläufe, reduzieren Suchzeiten und vereinfachen es, gesetzliche Regula- rien hinsichtlich der Aufbewahrungs- frist einzuhalten (Stichwort: Compli- ance). Auch im Hinblick auf die Anfor- derungen der DSGVO sind digitale Dokumente klar im Vorteil. Vorausge- setzt, sie liegen in einem Format vor, das die Inhalte ohne Weiteres ausles- bar macht. Denn so können Unter- nehmen jederzeit Auskunft erteilen, wenn Personen wissen möchten, wo ihre Daten gespeichert sind.
Damit Unternehmen den Weg der di- gitalen Transformation erfolgreich be- schreiten, müssen sie zunächst even- tuelle Altlasten beseitigen. Das fängt mit papierbasierten Bestandsakten an und davon gibt es o ensichtlich noch genug. So ergab beispielsweise eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom, dass jedes vierte Unternehmen immer noch keine einzige Papierakte digitali- siert hat. Hinzu kommen veraltete IT- Systeme, die proprietäre Dateien aus- geben. Deren Schnittstellen entspre- chen in der Regel nicht dem heutigen Stand der Technik, sodass sie nur schwierig integrierbar sind. Ein weite- rer wichtiger Punkt ist das vorhande- ne Dokumentenarchiv. Die Erfahrung zeigt, dass sich hier im Laufe der Zeit nahezu unendlich viele Dateiformate eingenistet haben, wie beispielsweise JPG- oder TIFF-Dateien, O ce-Doku- mente und vielleicht auch E-Mails. Ein solcher „Format-Zoo“ ist keine Basis für nahtlose digitale Geschäftsprozes- se. Er birgt zudem das Risiko, dass In- formationen verloren gehen.
PDF – Bauen Sie Ihre digitale Transformation nicht auf Sand! PDF/A- Dateien treten an die Stelle eines „Format-Zoos“ und bilden die Voraussetzung eines tragfähigen digitalen Hauses.
PDF – Solides Fundament für Ihre Digitalisierung!
Digitales Haus
DSGVO
Mobil
IoT
E-Gov
KI
PDF
Archiv, ECM, SAP mit guten PDF/A-Dokumenten
Als Alternative hat sich das PDF-For- mat durchgesetzt und ist mittlerweile ein unentbehrlicher Bestandteil des Digital O ce. Das Format ist nicht ein- fach nur digitales Papier, sondern bie- tet viel mehr, als viele Anwender wis- sen. Eine PDF-Datei kann beispiels- weise digital signiert werden oder strukturierte Daten enthalten, die Ge- schäftsprozesse beschleunigen. Eine wichtige Variante von PDF ist das PDF/A-Format, als ISO-Standard zur Langzeitarchivierung. Im Vergleich zu TIFF-Dateien haben im PDF/A-Format abgespeicherte Dokumente, auch wenn sie farbig sind, kleinere Datei- größen, sind volltextdurchsuchbar und werden auf jedem Ausgabegerät identisch dargestellt.
„Das PDF-Format ist ein unent- behrlicher Bestandteil des Digital Office“, so Thomas Zellmann.
Diese Argumente belegen, dass PDF/A das Format ist, um ein solides Funda- ment für eine Digitalisierungsstrate- gie zu legen. Die Realisierung ist kein Hexenwerk, denn dazu gibt es mittler- weile zahlreiche PDF/A-Anwendungen für unterschiedliche Einsatzgebiete. Beispielsweise, wenn es um die Digita- lisierung vorhandener Akten geht. Scanner geben in der Regel Papierdo- kumente im TIFF-Format aus, die sich mit entsprechenden Software-Lösun- gen in volltextdurchsuchbare PDF/A- Dateien konvertieren lassen. Dies be- tri t nicht nur die Bestandsakten, son- dern auch die eingehende Post.
Neben dem klassischen Posteingang müssen auch die eintre enden E-Mails im Rahmen einer Digitalisierungsstra- tegie beachtet werden. E-Mails liegen zwar, genauso wie die Attachments, bereits elektronisch vor, allerdings in unterschiedlichen Formaten. Damit nicht (wieder) ein „Format-Zoo“ ent- steht, übernehmen entsprechende Lö- sungen die Konvertierung nach PDF/A. Mit diesen drei Bereichen – Papierak- ten und Posteingang digitalisieren so- wie E-Mails konvertieren – haben Un- ternehmen bereits einen Großteil ihrer Dokumente in ein tragfähiges Funda- ment überführt und so die Basis für moderne Dokumentenanwendungen und ganzheitliche Digitalisierung ge- scha en.
www.pdfa.org


































































































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